DaBPV: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Juli 2023 hängen die Beiträge zur sozialen Pflegeversicherung auch davon ab, wie viele Kinder jemand hat. Grund dafür ist das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG). 

Demnach muss eine Person, die keine Kinder hat, ab dem 23. Lebensjahr einen Zuschlag von 0,6 Prozentpunkten zum normalen Beitrag zahlen, wenn sie nach dem 31. Dezember 1939 geboren wurde. Wer jedoch ein oder mehrere Kinder hat oder hatte, muss diesen Zuschlag nicht zahlen. Und bei Personen mit mehr als zwei Kindern reduziert sich der Beitragssatz sogar. Damit die Beitragsberechnung korrekt erfolgt, wurde ein digitales Verfahren eingeführt.

Wichtig: Die Teilnahme an dem Verfahren DaBPV ist für Arbeitgeber von April 2025 bis Juni 2025 noch optional, ab Juli 2025 dann allerdings Pflicht.

An dem Verfahren sind folgende Stellen beteiligt: 

• Beitragsabführende Stellen, die zur Berücksichtigung von Zu- und Abschlägen verpflichtet sind, sowie die Pflegekassen,
• Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) bei der DRV Bund,
• Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen (ZfA) bei der DRV Bund in ihrer Funktion als zentrale Stelle nach § 81 Einkommensteuergesetz (EStG),
• Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) im Rahmen der Aufgaben des § 39e Absatz 10 EStG.

Beitragsabführende Stellen sind beispielsweise Arbeitgeber oder Rentenstellen und Pflegekassen. Sie sind verpflichtet, das DaBPV zu nutzen und übermitteln regelmäßig Meldungen an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV). Diese überprüft dann mithilfe weiterer Stellen (z. B. ZfA und BZSt), ob eine Elterneigenschaft vorliegt und wie viele berücksichtigungsfähige Kinder gemeldet sind. Auf Basis dieser Daten wird dann der korrekte Beitrag zur Pflegeversicherung berechnet. 

Arbeitgeber sollten insbesondere darauf achten, dass ihre Entgeltabrechnungsstellen entsprechend geschult und technisch in der Lage sind, das Verfahren ordnungsgemäß zu nutzen und regelmäßig zu aktualisieren.

Das DaBPV unterscheidet zwischen einem Anfrageverfahren und einem Abonnement. Beim Anfrageverfahren gibt das BZSt unmittelbar eine Information an die beitragsabführende Stelle. Beim Abonnement erfolgen durch das BZSt proaktive Änderungsmeldungen an die beitragsabführende Stelle (Arbeitgeber). 

Das DaBPV beinhaltet folgende Anlässe (insbesondere der Arbeitgeber): 

• eine Anmeldung zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements für den Arbeitgeber (sogenanntes „Push-Verfahren“),
• eine Historienanfrage für vergangene Zeiträume, bei der das BZSt Informationen über pflegebeitragsrelevante Daten an Arbeitgeber oder Pflegekassen liefert, ohne dass ein Abonnement eingerichtet wird,
• eine Bestandsabfrage zur Anfrage und Einrichtung eines Abonnements,
• eine Abmeldung zur Beendigung eines Abonnements für die beitragsabführende Stelle (Arbeitgeber) oder die Pflegekasse (sogenanntes „Push-Verfahren“). 

Für die verschiedenen Anlässe sollte bei dem Verfahren Folgendes beachtet werden: 

• Anmeldung/Bestandsanfrage: Im Verfahren zur Feststellung der Elterneigenschaft und Kinderanzahl bei Mitgliedern der sozialen Pflegeversicherung spielt das sogenannte Ab-Datum eine zentrale Rolle. Es kennzeichnet den Startpunkt des Zeitraums, für den Informationen vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt werden. Ein Bis-Datum ist nur bei sogenannten Historienanfragen zulässig, also wenn Daten für einen Zeitraum in der Vergangenheit abgefragt werden. Dieses Bis-Datum darf deshalb nicht in der Zukunft liegen.
• Für Historienanfragen gilt zudem: Der Beginn des Zeitraums (Ab-Datum) darf maximal vier Kalenderjahre zurückliegen. Falls Informationen aus noch weiter zurückliegenden Zeiträumen benötigt werden, müssen die beitragsabführenden Stellen (z. B. Arbeitgeber oder Rententräger) und Pflegekassen die relevanten Daten direkt beim Mitglied erheben und belegen – das Verfahren DaBPV kann dazu nicht verwendet werden.
• Ein Abonnement muss beendet werden, wenn der Grund für die Anmeldung weggefallen ist – etwa bei Beendigung der Beschäftigung, des Versorgungs- oder Rentenbezugs oder beim Tod des Mitglieds. Die Abmeldung liegt in der Verantwortung der beitragspflichtigen Stelle und muss innerhalb von sechs Wochen erfolgen.

Wenn ein konkreter Anlass besteht, stellt der Arbeitgeber die entsprechende Anfrage entweder über die DSRV (Datenstelle der Rentenversicherung) oder die ZfA (Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen), je nachdem, wie er angebunden ist. Die DSRV prüft die Anfrage ggf. und leitet sie über die ZfA an das BZSt weiter. Dort wird anhand der steuerlichen Identifikationsnummer des Arbeitnehmers geprüft, ob eine Elterneigenschaft vorliegt und wie viele Kinder berücksichtigt werden können. 

Das BZSt antwortet entweder mit den relevanten Informationen oder weist die Anfrage bei Fehlern mit einer Fehlernummer zurück. Im Falle einer erfolgreichen Anmeldung wird das Mitglied beim BZSt vorgemerkt. Das BZSt speichert dabei die maßgeblichen Kennzeichen des jeweiligen Arbeitgebers bzw. der beitragsabführenden Stelle, sodass bei künftigen Änderungen – etwa bei abweichender Kinderanzahl – gezielt informiert werden kann. 

Erhält das BZSt von Meldebehörden oder Finanzämtern neue Informationen zur Kinderanzahl, werden diese automatisch über die ZfA bzw. DSRV an die betroffenen Arbeitgeber weitergeleitet. Diese proaktiven Meldungen erfolgen so lange, bis der Arbeitgeber die Anmeldung (das „Abonnement“) aufgrund Wegfalls des ursprünglichen Anlasses wieder beendet.