Für den T4DT Geschäftsführer Robert Wall stand bereits bei der Gründung seines Unternehmens fest, das Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchhaltung nicht inhaltlich voneinander getrennt sein sollten und auf keinen Fall über manuelle Zwischenschritte miteinander verbunden werden konnten: Er suchte eine digitale Integrationsmöglichkeit für Lexware Office mit möglichst wenig Brüchen in den Schnittstellen unter Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen. Ein weiterer Faktor war die Vereinbarkeit unterschiedlicher Arbeitsweisen mit der Zeiterfassung und damit am Ende auch mit der Rechnungslegung: Ein Team arbeitet projektbezogen über Asana, das andere mit Zendesk auf Ticketbasis. Beide sind darauf angewiesen, Arbeitszeiten mobil und am Rechner zuverlässig erfassen zu können, inklusive einer vollständigen Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Außerdem musste das System in der Lage sein, komplexe und sich wandelnde Abrechnungsmodelle von reinen Stundensätzen bis zu Pauschalen so transparent abzubilden, dass sich auch nach Monaten oder Jahren noch lückenlos nachvollziehen lässt, warum ein bestimmter Posten auf einer Rechnung steht.

Nachdem Robert 2018 in der Gründungsphase von T4DT mehrere Anbieter von Zeiterfassungssystemen verglichen hatte, entschied er sich für Clockodo als Ergänzung zu Lexware Office (damals noch lexoffice), weil für ihn Benutzerführung und Mindset gut zum eigenen IT-Unternehmen passten. Von dieser Integration ausgehend entwickelte er ein eigenes Ökosystem aus Anbindungen für seine administrativen Abläufe, so werden zum Beispiel Zendesk-Tickets automatisch mit Zeiteinträgen verknüpft, Asana-Aufgaben lassen sich per Kopierfunktion übernehmen und Kundendaten, Abos sowie Serienrechnungen werden zusätzlich in Notion protokolliert. Aus einer reinen Stundenabrechnung wurden bei Supportkunden zunehmend feste Pauschalen für definierte Problemlösungen, ergänzt um einen selbst gebauten Automatismus, der diese Pauschalen im Nachgang proportional auf die tatsächlich gestempelten Zeiten der beteiligten Mitarbeiter verteilt. Die für sein eigenes IT-Ökosystem entwickelten Anbindungen gibt Robert bei Bedarf auch an T4DT Kunden weiter.

Die Verbindung von Clockodo mit Lexware Office erfolgt mit wenigen Klicks. Im Projektalltag läuft der Prozess weitgehend ohne menschliches Eingreifen: Ein Mitarbeiter stempelt auf ein Ticket oder eine Aufgabe, die ID wird automatisch ins Beschreibungsfeld von Clockodo übernommen, ein Hintergrundjob prüft und korrigiert die Einträge und ersetzt die Beschreibung durch den jeweiligen Ticket- oder Aufgabentitel. Bei pauschal abgerechneten Supportleistungen berechnet dann ein weiterer Automatismus, wie sich der vereinbarte Festpreis auf die einzelnen Zeiteinträge verteilt, sodass am Ende erkennbar bleibt, welcher Mitarbeiter und welche Abteilung welchen Umsatz erzielt hat – unabhängig davon, ob dem Kunden Stunden oder eine Pauschale in Rechnung gestellt wurden. Der einzige verbliebene manuelle Schritt im gesamten Ablauf ist die Kontrolle durch das Backoffice, das vor der Übergabe an die Finanzbuchhaltung prüft, ob die im Ticketsystem dokumentierte Leistung tatsächlich erbracht und vom Kunden akzeptiert wurde. Danach läuft alles automatisch weiter bis zur fertigen, direkt aus Clockodo an Lexware Office übergebenen Rechnung.

Anhaltende Effizienz dank hoher Zeit- und Kostenersparnis: T4DT verarbeitet vollautomatisiert 300 bis 400 rein leistungsbezogene Rechnungen im Monat. Ohne diese Automatisierung würde allein die Rechnungsstellung inklusive der in so einem Fall immer notwendigen Kontrollprozesse eine Vollzeitstelle binden, aber der manuelle Übergabeprozess zwischen Zeiterfassung und Buchhaltung entfällt komplett und es wird für die Rechnungen kein eigener Mitarbeiter benötigt. Für die Kunden besteht Transparenz bis auf Ticketebene, auch Mitarbeiter haben dank der Prozesse in Clockodo eine faire und nachvollziehbare Grundlage bei Feedbackgesprächen.