Was bedeutet elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (kurz euBP) wird von der Rentenversicherung seit dem Jahr 2014 bei ihren Betriebsprüfungen eingesetzt. Dabei übermitteln Arbeitgeber dem Prüfer der Deutschen Rentenversicherung (DRV) einen Datensatz mit den Daten der Entgeltabrechnung in elektronischer Form. Die Daten stammen aus einem systemgeprüften. Rechtsgrundlage ist § 28p SGB IV, Weitereszur Datenübermittlung regeln die Grundsätze der Rentenversicherungsträger.
euBP-Pflicht: Ab wann gilt sie?
Die euBP-Pflicht greift seit dem 1. Januar 2023 für die Daten der Entgeltabrechnung. Seit dem 1. Januar 2025 kommen die Daten der Finanzbuchhaltung dazu. Für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 verzichtet die Rentenversicherung auf Antrag auf die elektronische Übermittlung.
Warum wurde die euBP verpflichtend eingeführt?
Der Gesetzgeber hat die euBP zum 1. Januar 2023 grundsätzlich verpflichtend gemacht, weil sich dadurch die Prüfungsdauer verkürzt und die Prüfung vor Ort im Unternehmen oder beim Steuerberater des Arbeitgebers vermeiden oder verkürzen lässt. Die elektronisch übermittelten Daten der Entgeltabrechnung prüft und analysiert die Rentenversicherung mit einer speziellen Prüfsoftware auf Plausibilität. Ergeben sich keine Beanstandungen und keine weiteren Nachfragen an den Arbeitgeber, schließt sie die Prüfung ab.
Achtung
Verpflichtende Übermittlung der Unterlagen der Finanzbuchhaltung
Seit dem 1. Januar 2025 ist auch die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung verpflichtend. Zuvor war das freiwillig.
Was passiert bei einer euBP?
Bei einer euBP läuft im Kern das Gleiche ab wie bei einer herkömmlichen Betriebsprüfung. Seit dem 1. Januar 2023 sieht der Prüfer die Daten der Entgeltabrechnung allerdings nicht mehr in Papierform. Er prüft sie in elektronischer Form. Die Analyse der übermittelten Daten geht schneller. Damit verkürzt sich die Prüfungsdauer.
Was die Datenschutzregelungen der euBP betrifft, gilt Folgendes: Die im Rahmen der Betriebsprüfung angeforderten elektronischen Daten der Entgeltabrechnung nutzt die Rentenversicherung nur für die Betriebsprüfung. Die Rentenversicherung stellt dem Arbeitgeber eine elektronische Annahmebestätigung aus. Nach Abschluss der Betriebsprüfung löscht sie die Daten automatisch. Auch über diesen Löschungsvorgang erhält der Arbeitgeber eine elektronische Quittung.
Ersetzt die euBP die Prüfung vor Ort?
Viele Arbeitgeber fragen sich: Fällt die Prüfung vor Ort beim Arbeitgeber oder beim Steuerberater durch die euBP weg? Die Antwort lautet: nicht zwingend. Die Prüfung vor Ort kann gänzlich entfallen, wenn sich aus den elektronisch übermittelten Daten keine weiteren Prüfungspunkte und Fragen ergeben. Bei komplizierten Gehaltsvereinbarungen und bei sozialversicherungsfreien Entgelten prüft die Rentenversicherung in der Regel weiterhin vor Ort.
Video: Was tun bei einer Betriebsprüfung?
Was müssen Unternehmen für die euBP tun?
Wer keinen Antrag auf Befreiung von der euBP (bis längstens 31. Dezember 2026) stellt, muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit der Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung die elektronisch übermittelten Lohndaten analysieren kann.
Die Personal-, Abrechnungs- und Meldedaten, die der Betriebsprüfer zu seiner digitalen Analyse benötigt, übermittelst du in genormten Datensätzen an die Rentenversicherung.
euBP-Software: Diese Programme brauchst du
Die Daten für die euBP kommen ausschließlich aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder aus einem systemgeprüften Programm der Finanzbuchhaltung. Viele Lohnabrechnungsprogramme bringen das Modul euBP bereits mit. Prüfe deshalb vor der nächsten Prüfung, ob deine Software den Datensatz erzeugt und im eXTra-Verfahren überträgt. Über eine Ausfüllhilfe wie das SV-Meldeportal, den Nachfolger von sv.net, läuft die euBP nicht. Auch ein GoBD-Export oder das euBP-Datentool der Rentenversicherung genügt dafür nicht.
Info
Mit deinem Lexware-Programm ist die Teilnahme an der euBP einfach möglich
Mit deinem Lexware-Programm kannst du die Daten deiner Entgeltabrechnung ganz einfach digital an die Rentenversicherung übermitteln. Alles, was du dazu wissen musst, erfährst du in folgendem Beitrag.
Worauf müssen Unternehmen bei der digitalen Übermittlung von Dokumenten achten?
Damit der Prüfer der Rentenversicherung die übermittelten Daten in eine spezielle Prüfsoftware einlesen kann und keine Rückfragen kommen, müssen Arbeitgeber folgende Besonderheiten beachten:
- Speichere jedes Dokument in einer eigenen Datei. Mehrere Dokumente zur Entgeltabrechnung darfst du also nicht in einer einzigen Datei zusammenfassen und übermitteln.
- Der Arbeitgeber muss gewährleisten, dass der Aufruf und die Darstellung der digitalen Daten orts- und systemunabhängig erfolgen können.
- Die erlaubten Formate zur Übermittlung der digitalen Daten zur Entgeltabrechnung im Rahmen der euBP sind eingeschränkt. Zulässig sind folgende Formate: PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF. Die Datensätze der Krankenkassen übermittelst du dagegen nur in dem Format, in dem die Krankenkasse sie geliefert hat.
- Der Dateiname darf maximal 64 Zeichen lang sein und folgende Zeichen sind nicht erlaubt: Leerzeichen, Punkt, Komma, ß, Umlaute und Sonderzeichen.
Info
Das gilt bei der euBP für PDF-Daten
Inlinesignaturen, Transfervermerke und Formularfelder dürfen in die PDF-Datei eingebunden werden. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die PDF-Datei danach nicht mehr veränderbar ist.
Welche Unterlagen müssen im Rahmen der euBP an die Rentenversicherung übermittelt werden?
Grundsätzlich sind bereits seit 1. Januar 2022 verpflichtend folgende Unterlagen im Rahmen der Entgeltabrechnung in elektronischer Form zu führen und deshalb seit 1. Januar 2023 im Zusammenhang mit der euBP digital zu übermitteln:
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers,
- Unterlagen zu erstattenden Meldungen,
- Unterlagen zum versicherungsrechtlichen Status,
- Unterlagen im Rahmen einer Arbeitnehmerentsendung sowie
- Unterlagen zur Krankenkassenzugehörigkeit.
Wie bereits erwähnt, übermittelst du auch die Unterlagen der Finanzbuchhaltung seit dem 1. Januar 2025 digital.
Tipp
Befreiung von der Verpflichtung zur elektronischen Führung der Entgeltabrechnungsdaten
Gemeint ist hier eine andere Befreiung als die von der euBP. Auch bezüglich der Verpflichtung zur elektronischen Führung der Entgeltabrechnungsdaten ab 1. Januar 2022 kannst du einen formlosen Antrag auf Befreiung stellen. Stimmt die Rentenversicherung zu, gilt diese Verpflichtung erstmals ab 1. Januar 2027. Welche Angaben zu den Entgeltunterlagen gehören und was ab diesem Stichtag gilt, steht im Beitrag zur Beitragsverfahrensverordnung
Was ist eine Vorlageprüfung?
Bei Kleinbetrieben verzichtet der Betriebsprüfer der Rentenversicherung auf Antrag auf die Prüfung vor Ort. Die Vorlageprüfung findet dann in den Räumen der Rentenversicherung statt, selbst wenn du die Entgelt- und Finanzbuchhaltungsunterlagen in Papierform einreichst. Als klein gilt ein Betrieb mit weniger als 20 Mitarbeitern. Ab 1. Januar 2027 gilt die euBP aber auch für Kleinbetriebe.
Fazit: euBP frühzeitig vorbereiten
Die euBP ersetzt die Papierunterlagen bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung durch einen elektronischen Datensatz. Seit 2023 gilt das für die Entgeltabrechnung, seit 2025 auch für die Finanzbuchhaltung. Prüfe rechtzeitig, ob dein Lohnprogramm und deine Buchhaltung die Daten liefern. Wer die Voraussetzungen noch nicht erfüllt, beantragt die Befreiung bis Ende 2026.
Häufig gestellte Fragen zur euBP
Ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) Pflicht?
Ja. Seit dem 1. Januar 2023 übermitteln Arbeitgeber die Daten der Entgeltabrechnung elektronisch an die Rentenversicherung. Auf Antrag verzichtet der Rentenversicherungsträger für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 darauf.
Welche Daten müssen Arbeitgeber für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung übermitteln?
Arbeitgeber übermitteln die Personal-, Abrechnungs- und Meldedaten aus der Entgeltabrechnung in genormten Datensätzen. Seit dem 1. Januar 2025 gehören auch die prüfrelevanten Daten der Finanzbuchhaltung dazu.
Gibt es eine Befreiung von der euBP-Pflicht?
Ja. Du stellst einen formlosen Antrag unter Angabe deiner Betriebsnummer beim zuständigen Rentenversicherungsträger. Die Befreiung gilt längstens für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026.
