Personalakte anlegen und Verwaltungsaufwand reduzieren
Grundsätzlich bist du nicht verpflichtet, eine Personalakte zu führen. Dennoch entscheiden sich viele Unternehmen bewusst dafür, eine Personalakte anzulegen, um Mitarbeiterdaten übersichtlich zu dokumentieren.
Einige Mitarbeiterdaten musst du ohnehin aufbewahren, etwa für die Entgeltabrechnung oder steuerliche Zwecke. Für viele andere Unterlagen gibt es jedoch keine festen gesetzlichen Vorgaben.
Wie du Mitarbeiterdaten organisierst, bleibt ebenfalls weitgehend dir überlassen. Du kannst Dokumente einzeln ablegen oder eine strukturierte Personalakte anlegen und dort wichtige Unterlagen sammeln.
Info
Der Vorteil von Personalakten
Wenn du Personalakten führst, hast du alle notwendigen Unterlagen jederzeit griffbereit. Das erleichtert zum Beispiel das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses.
Der Inhalt einer Personalakte: Welche Unterlagen gehören hinein?
Der Inhalt einer Personalakte dokumentiert das gesamte Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters.
In einer Personalakte sammelst du alle Unterlagen und Nachweise, die sich auf die Person des Mitarbeiters und die Entwicklung seines Arbeitsverhältnisses beziehen. Ein vollständiger Inhalt der Personalakte hilft dir, wichtige Mitarbeiterdaten langfristig zu überblicken.
Typische Inhalte für eine Personalakte sind beispielsweise:
- Bewerbungsunterlagen
- Der Arbeitsvertrag
- Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter
- Abmahnungen
- Bescheinigungen und Nachweise
- Fortbildungsnachweise
- Arbeitszeugnisse
Wie du die Personalakte anlegst, kannst du frei entscheiden. Manche Unternehmen nutzen klassische Hängeordner, andere verwalten Mitarbeiterdaten digital.
Aufbau einer Personalakte: So gliederst du Personalunterlagen
Für den Aufbau einer Personalakte gibt es keine Vorschrift. Bewährt haben sich feste Rubriken für Personalstammdaten, Vertragsunterlagen, Entgelt und Sozialversicherung, Fortbildungen und Zeugnisse sowie arbeitsrechtliche Vorgänge wie Abmahnungen. Ein Inhaltsverzeichnis der Personalakte vorn im Ordner zeigt die Rubriken auf einen Blick. Sortierst du die Personalunterlagen so, findest du einzelne Dokumente schnell wieder und hältst die Personalverwaltung übersichtlich.
Achtung
Auf datenschutzkonforme Speicherung und DSGVO achten
Wichtig ist in jedem Fall, dass der Inhalt einer Personalakte datenschutzkonform gespeichert wird und die Mitarbeiterdaten gemäß DSGVO geschützt sind.
Personalakte frühzeitig anlegen
Am besten legst du die Personalakte schon bei der Einstellung des neuen Mitarbeiters an. Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, solltest du die Personalakte anlegen und die ersten Dokumente darin ablegen.
Neben Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag sammeln sich mit der Zeit weitere Dokumente in der Personalakte.
In ein Personalakte darfst du jedoch nur bestimmte Unterlagen aufnehmen. In die Personalakte darf nur, was in einem sachlichen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht.
Dazu gehören neben den Bewerbungsunterlagen und dem Arbeitsvertrag auch Abmahnungen, alle den Mitarbeiter betreffenden Bescheinigungen, der mit ihm geführte Schriftverkehr, Nachweise über Fortbildungen und Zeugnisse.
Tipp
Checkliste: Personalakte anlegen
Wie eine Personalakte aufgebaut sein sollte und was inhaltlich hineingehört, steht in einer kostenlosen Checkliste. Sie dient zugleich als Muster für die eigene Personalakte oder Mitarbeiterakte.
Personalakte einsehen und Dokumente entfernen lassen
Mitarbeiter haben jederzeit das Recht, ihre Personalakte einzusehen.
Sie können außerdem verlangen, dass du unzulässige Dokumente aus der Personalakte entfernst oder korrigierst. Auch Mitarbeiterunterlagen mit ursprünglich richtigem Inhalt nimmst du heraus, wenn sie für die Beurteilung des Mitarbeiters nicht mehr relevant sind.
Ein Beispiel dafür wäre: Ein Mitarbeiter erhält eine Abmahnung und widerspricht dem Vorwurf. In diesem Fall darf er verlangen, dass du seine Gegendarstellung ebenfalls in die Personalakte aufnimmst.
Stellt sich später heraus, dass ein Vorwurf unbegründet war, entfernst du die gesamte Abmahnung aus der Personalakte. Es reicht nicht, den „falschen“ Vorwurf durchzustreichen, zu schwärzen oder zu überkleben.
Info
Welche Daten braucht der Arbeitgeber
Auch wenn eine Personalakte keine Pflicht ist, bleibt die Frage: Was braucht der Arbeitgeber für den Arbeitsvertrag?
- Persönliche Daten: Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnadresse
- Steuer-ID: Die 11-stellige Steueridentifikationsnummer, z. B. auf der Lohnsteuerbescheinigung, ist für steuerliche Abrechnungen notwendig.
- Steuerliche Informationen: Angaben zu Steuerklasse, Kinderfreibetrag und Konfession werden für die Lohnabrechnung benötigt.
- Sozialversicherungsnummer: Diese ist im Sozialversicherungsausweis zu finden, der bei Beginn des Arbeitsverhältnisses vorgelegt werden muss. Sie wird für Meldungen an die Sozialversicherungsträger verwendet.
- Kontodaten: Für die Gehaltsüberweisung ist die Bankverbindung des Mitarbeitenden erforderlich.
- Nachweis der Krankenversicherung: Die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse legt dein neuer Mitarbeiter vor. Fehlt sie, meldest du ihn bei der zuletzt genutzten Krankenkasse an.
Welche Daten und Unterlagen du für den Arbeitsvertrag brauchst, ist im Grunde immer dasselbe. Kläre deine neuen Mitarbeiter über die benötigten Angaben auf und fordere die entsprechenden Dokumente an. Von der Krankenkasse erhältst du dabei ausschließlich administrative Daten. Du erfährst nichts über bestehende Diagnosen oder vorangegangene Krankheiten.
Personalakten nicht durchnummerieren
Gib den Personalakten keine Seitenzahlen. Wenn du später Dokumente ergänzt oder entfernst, entstehen sonst schnell Unklarheiten im Inhalt der Personalakte.
Sammelbelege wie z. B. Gehaltslisten, die mehrere Mitarbeiter betreffen, gehören grundsätzlich nicht in die Personalakte eines einzelnen Mitarbeiters. Prozessakten aus einem laufenden Rechtsstreit gehören ebenfalls nicht hinein. Auch Unterlagen, die ausschließlich die Privatsphäre des Mitarbeiters betreffen, haben in der Personalakte nichts zu suchen.
Personalakten sind vertraulich zu behandeln
Eine Personalakte enthält zahlreiche sensible Mitarbeiterdaten. Deshalb gehst du beim Umgang mit der Personalakte besonders sorgfältig vor.
Nur wenige berechtigte Personen dürfen Zugriff auf die Personalakte haben und der Kreis sollte sich nur auf die Mitarbeiter beschränken, die diese Inhalte der Personalakte für ihre Arbeit benötigen.
Du verantwortest auch die vertrauliche Behandlung der Daten durch den Sachbearbeiter. Sensible Angaben, etwa zum Gesundheitszustand, schützt du besonders. Welche Vorgaben aus DSGVO und BDSG dabei im Einzelnen greifen, steht im Beitrag zur digitalen Personalakte und dem Datenschutz.
Wie lange du die Unterlagen aufbewahrst
Eine einheitliche Frist gibt es nicht. Die Frist hängt am einzelnen Dokument, nicht an der Akte. Welche Frist für welche Unterlage gilt, steht im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen von Personalakten.
Manche Unterlagen müssen außerdem dem Finanzamt sowie der Sozialversicherung für eine bestimmte Zeit verfügbar sein. Unterlagen wie ein Arbeitszeugnis bewahrst du so lange auf, wie mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist, eine feste Frist gibt es nicht. Umso besser ist es, wenn Unterlagen vollständig in der Personalakte hinterlegt sind, egal ob klassisch oder digital. So behältst du den Überblick.
Info
Elektronische Personalakten mit neuer Software umsetzen
Die digitale Personalakte stellt eigene Anforderungen an Software, Datenschutz und Archivierung. Mehr dazu liest du hier:
Was nicht in die Personalakte gehört
Ein Beispiel zeigt, wie wichtig der sachliche Bezug zum Arbeitsverhältnis ist.
Eine Mitarbeiterin gewinnt die Wahl zur „Miss Baggersee“. Die lokale Presse berichtet ausführlich darüber. Der Arbeitgeber möchte den Zeitungsartikel aufbewahren und überlegt, ihn in der Personalakte abzulegen.
Das ist jedoch nicht erlaubt. Der Artikel betrifft ausschließlich die Privatsphäre der Mitarbeiterin und gehört daher nicht zum Inhalt einer Personalakte. Nur wenn die Mitarbeiterin ausdrücklich zustimmt, darfst du den Artikel in der Personalakte ablegen.
Personalakte sorgt für Übersicht und Sicherheit
Eine strukturierte Personalakte hilft Unternehmen, Mitarbeiterdaten übersichtlich zu verwalten und wichtige Informationen zum Arbeitsverhältnis schnell verfügbar zu haben.
Neben den reinen Unterlagen für den Arbeitsvertrag dokumentiert die Personalakte den Werdegang deines Mitarbeiters. Im Mitarbeitergespräch stützt du dich auf diese Informationen und gibst fundiertes Feedback.
Eine Personalakte erleichtert den Alltag in der Praxis:
- Wenn du frühzeitig eine Personalakte anlegst, vermeidest du später aufwendiges Zusammensuchen von Dokumenten.
- Zum Personalakte Inhalt gehören nur Unterlagen mit direktem Bezug zum Arbeitsverhältnis.
- Mitarbeiter haben das Recht, ihre Personalakte einzusehen und falsche Mitarbeiterdaten korrigieren zu lassen.
- Datenschutz verlangt, dass Mitarbeiterdaten sicher und nur für berechtigte Personen zugänglich sind.
Ob du eine klassische Papierakte führst oder eine digitale Lösung wählst, der übersichtliche Inhalt einer Personalakte schafft Transparenz und reduziert langfristigen Verwaltungsaufwand.
FAQ zur Personalakte
Ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Personalakte anzulegen?
Nein, eine gesetzliche Pflicht besteht nicht in Deutschland. Arbeitgeber müssen jedoch bestimmte Mitarbeiterdaten für steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Zwecke aufbewahren.
Welche Unterlagen gehören zum Inhalt einer Personalakte?
Der Inhalt umfasst alle Dokumente, die einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Dazu gehören Bewerbungsunterlagen, der Arbeitsvertrag, Fortbildungsnachweise, Bescheinigungen und Dokumente wie Abmahnungen.
Was passiert mit der Personalakte nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses?
Nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters löschst du die Personalakte nicht sofort. Viele Mitarbeiterdaten bewahrst du weiterhin für steuerliche, sozialversicherungsrechtliche oder arbeitsrechtliche Zwecke auf. Die einzelnen Fristen stehen im Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen von Personalakten.
Wer darf alles in die Personalakte einsehen?
Das Einsichtsrecht hat zunächst der Mitarbeiter selbst (§ 83 BetrVG). Im Unternehmen greifen nur die Personen auf die Akte zu, die sie für ihre Arbeit brauchen, etwa die Personalverwaltung oder die Geschäftsführung. Jede weitere Einsichtnahme braucht einen sachlichen Grund.
Hat der Betriebsrat ein Recht zur Einsicht in die Personalakte?
Der Betriebsrat sieht eine Personalakte nur ein, wenn der Mitarbeiter ein Betriebsratsmitglied zur Einsichtnahme hinzuzieht (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Welche Rechte der Betriebsrat bei der Einführung eines neuen Systems hat, steht im Beitrag zur digitalen Personalakte und dem Betriebsrat.
Welche Informationen darf der Arbeitgeber über den Arbeitnehmer sammeln?
Erlaubt sind Personaldaten mit sachlichem Bezug zum Arbeitsverhältnis, etwa Stammdaten, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung und arbeitsrechtliche Vorgänge. Für private Informationen gelten enge Grenzen, ebenso wie für Gesundheitsdaten. Diese sind getrennt von der eigentlichen Personalakte aufzubewahren. Welche Rechtsgrundlage gilt, steht im Beitrag zur digitalen Personalakte und dem Datenschutz.
