Vorlage für die erste Mahnung
Wie der Name des Dreistufen-Mahnverfahrens bereits andeutet, gibt es drei Mahnstufen, in denen du einen Kunden auf eine offene Rechnung hinweisen kannst. Den Anfang macht die erste Mahnung, für die wir dir eine kostenlose Vorlage zur Verfügung stellen.
Die erste Mahnung (Zahlungserinnerung)
Mit der ersten Mahnung, oft Zahlungserinnerung genannt, erinnerst du deinen Kunden freundlich an die ausstehende Zahlung. Du musst in der Zahlungserinnerung noch keine Frist setzen. Stattdessen empfiehlt es sich, eine Kopie der offenen Rechnung beizufügen. So stellst du sicher, dass dem Kunden alle notwendigen Informationen vorliegen.
Wie formuliert man eine freundliche Mahnung?
Es kann immer wieder vorkommen, dass Firmen oder Privatkunden in Zahlungsverzug geraten. Gerade bei der ersten Mahnung ist ein freundlicher Ton entscheidend. Wähle Formulierungen, die erkennen lassen, dass du von einem Versehen ausgehst und lediglich an deine Forderung erinnerst. Trotzdem sollte die Mahnung folgende Informationen enthalten:
- die Adressen von Schuldner und Gläubiger
- die Rechnungsnummer und das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde
- das ursprüngliche Zahlungsziel bzw. die ursprüngliche Zahlungsfrist
- der Rechnungsbetrag mit den eventuell angefallenen Mahnkosten und Verzugszinsen
- eine klare Zahlungsaufforderung mit Zahlungsziel
Mit unserer Vorlage kannst du deine Kunden freundlich an die offene Rechnung erinnern. Ergänze einfach die Kundendaten aus der Rechnung und versende das Schreiben.
Vorlage für die 1. Mahnung kostenlos herunterladen
Hier kannst du dir die erste Mahnung als Word- oder PDF-Datei herunterladen.
Vorlage für die zweite Mahnung
Hat die erste Mahnung bei deinem Kunden keine Wirkung gezeigt, folgt die zweite. Auch hierfür stellen wir dir eine kostenlose Vorlage zur Verfügung.
Die zweite Mahnung
Wenn dein Kunde auch 14 Tage nach der ersten Mahnung noch nicht gezahlt hat, solltest du eine zweite Mahnung versenden. In dieser solltest du eine klare Frist setzen, beispielsweise 14 Tage, und deutlich bestimmter schreiben.
Vorlage für die 2. Mahnung kostenlos herunterladen
Downloade den Text für deine zweite Mahnung in dem für dich passenden Format.
Vorlage für die dritte und letzte Mahnung
Bleibt auch die zweite Mahnung erfolglos, folgt die letzte Mahnstufe - die dritte Mahnung. Für diesen Fall haben wir ebenfalls eine Mahnungsvorlage, die du downloaden kannst.
Die dritte und letzte Mahnung
Hat dein Kunde trotz Zahlungserinnerung und zwei Mahnungen nicht gezahlt, solltest du rechtliche Schritte ankündigen - etwa die Beauftragung eines Rechtsanwalts oder Inkassounternehmens. Bis dahin nennst du deinem Kunden einen letzten Zahlungstermin. Zudem kannst du von deinem Kunden Mahngebühren verlangen. Die Kosten des Mahnverfahrens dürfen dem Schuldner in Rechnung gestellt werden.
Vorlage für die 3. Mahnung kostenlos herunterladen
Lade dir hier die Mahnungsvorlage als PDF- oder Word-Datei herunter.
Mahnung? Vorlage einsetzen!
Mahnungen gehören im Geschäftsleben zu den weniger angenehmen Aufgaben im Geschäftsalltag. Dennoch sind sie notwendig, wenn Kunden ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen. Entscheidend ist, dass die Mahnung klar und bestimmt formuliert ist, der Ton aber sachlich und diplomatisch bleibt Viele Kleinunternehmer und Freelancer sind sich unsicher, wie sie die Mahnung rechtssicher und zugleich kundenorientiert formulieren. Unserer Mahnungsvorlagen bieten hier eine zuverlässige Unterstützung.
Was macht die professionelle Mahnung so wichtig?
Die Mahnung gilt als sensibles Thema. Bezahlte Rechnungen sind nämlich für KMU-Unternehmen und Freiberufler das A und O. Auch ein sensibler Umgang mit Kunden, B2B und B2C, ist allerdings notwendig, damit Kundenbindung perfekt umgesetzt werden kann. Eine weitere Besonderheit im Mahnwesen ist es, dass ein mehrstufiges Vorgehen typisch ist. Es reicht von einer Zahlungserinnerung bis zur dritten und letzten Mahnstufe, nach der der Rechtsweg beschritten werden kann. Das bedeutet, dass du im klassischen Mahnwesen drei verschiedene Schreiben einsetzt. Ob Zahlungsaufforderung oder letzte Mahnung – durch eine Mahnungsvorlage arbeitest du effizient und sicher.
Welchen Nutzen hat eine Mahnungsvorlage?
Im Geschäftsalltag entstehen zahlreiche Dokumente – vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnung. Diese manuell zu erstellen, kostet Zeit und erfordert Sorgfalt. Mit professionellen Vorlagen kannst du deinen Geschäftsalltag erheblich erleichtern: Ob eine Vorlage für eine Zahlungserinnerung, eine Liefermahnung bei verspäteter Lieferung oder eine Mahnung – sie helfen dir, schnell, strukturiert und rechtssicher zu arbeiten, sodass du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.
Durch den Einsatz des Musters ist das Thema Mahnung schreiben mit wenigen Änderungen erledigt und du widmest dich wieder deinen Umsätzen.
Mahnungsvorlage: Welche Optionen gibt es?
Vom Muster für eine Zahlungsaufforderung bzw. eine Zahlungserinnerung bis zur Mahnung erhältst du alle klassischen Schreiben als praktischen Download. Was das Format betrifft, hast du die Wahl. Entweder nutzt du die Textvorlage als klassisches Word-Dokument oder du entscheidest dich für die PDF-Datei. Beides steht dir als kostenfreier Download zur Verfügung. Wichtig ist jedoch, dass du deine Mahnungsvorlage professionell und präzise personalisierst. Das ist die Basis für eine rechtssichere Mahnung, die du später vielleicht auch einmal im Rahmen eines Beweises nutzt. Rund um die Rechtssicherheit bei Mahnungen ist es das A und O, dass typische Fehler durch Copy-and-paste vermieden werden.
Das ideale Tool dafür ist die professionelle Buchhaltungssoftware Lexware Office. Sie ist auch für Kleinunternehmen und Freiberufler eine nützliche Anschaffung, denn natürlich werden auch Rechnungswesen und Steuersachen über ein solches Programm effizient und sicher abgewickelt. Auch kleine Unternehmen profitieren und verschaffen sich dadurch einen guten Vorsprung im Wettbewerb. Das gilt natürlich auch für die seriösen Mahnungen, die du mit Unterstützung der Mahnungsvorlage entwickelst, falls deine Kunden in Verzug geraten.
Jetzt Muster für Mahnschreiben nutzen
Das mehrstufige Mahnwesen ist juristisch und diplomatisch eine Herausforderung. Ein strukturiertes Mahnwesen bzw. Forderungsmanagement mit festen Fristen, Mahnunsgvorlagen und klaren Zuständigkeiten sorgt dafür, dass kein Schuldner übersehen wird. Durch ein einfaches, systematisches Mahnverfahren sparst du Zeit und Nerven - und kannst dem Risiko von Zahlungsausfällen am besten entgegenwirken.
Demnach ist es praktisch, mit einer Mahnungsvorlage für die unterschiedlichen Formulierungen zu arbeiten und diese flexibel einzusetzen. Durch unseren kostenlosen Download kannst du alles risikolos testen und dir einen Eindruck von der souveränen Gestaltung der Mahnungen als Muster machen.
Lade dir die für dich passende Mahnungsvorlage herunter: So erstellst und verschickst du regelkonforme Mahnungen.
