Eine Stornorechnung hebt eine bereits verschickte Rechnung auf. Sie trägt eine eigene Rechnungsnummer, nennt Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung und weist dieselben Beträge mit Minuszeichen aus. Die alte Rechnung änderst oder löschst du nicht. Unser kostenloses Muster zeigt dir, wie eine Stornorechnung aussieht.
Musst du nur ab und zu eine Rechnung stornieren, genügt das Muster. Dafür tippst du die Positionen der alten Rechnung aber noch einmal ab.
Muster für die Stornorechnung: Vorlage kostenlos herunterladen
In der Vorlage steht eine Musterstornorechnung mit zwei Positionen. Sie verweist auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung und weist alle Beträge negativ aus. Mit den folgenden Vorlagen schreibst du die Stornorechnung und danach die korrigierte Rechnung.
| Vorlage | Download |
|---|---|
| Stornorechnung Mit Bezug zur Originalrechnung und negativen Beträgen | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Neue Rechnung mit Umsatzsteuer Die korrigierte Fassung nach dem Storno | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Neue Rechnung als Kleinunternehmer Korrektur ohne Umsatzsteuer, mit Hinweis nach § 19 UStG | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Weitere Vorlagen Für Freiberufler, Kleinbeträge oder Kunden im Drittland | Übersicht aller Rechnungsvorlagen |
Was sollte eine Stornorechnung enthalten?
Eine Stornorechnung ist aufgebaut wie eine normale Rechnung. Diese Angaben gehören hinein:
- die Überschrift „Stornorechnung“, damit sie sich von einer normalen Rechnung abhebt
- eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden sowie deine Steuernummer
- Nummer und Datum der Originalrechnung
- die stornierten Positionen mit negativen Beträgen, einschließlich Umsatzsteuer und Gesamtbetrag
- am besten der Grund, etwa eine falsche Menge oder eine Rücksendung
- bei Bedarf der neue Zahlbetrag oder Hinweise zur Erstattung
Unterschrift und Stempel brauchst du nicht, als PDF per E-Mail reicht die Stornorechnung aus. Für die Nummer nutzt du deinen normalen Nummernkreis oder einen eigenen, etwa mit dem Kürzel „ST“. Wichtig ist nur, dass jede Nummer nur einmal vorkommt.
Beispiel: So sieht eine Stornorechnung aus
Du hast einem Kunden Logo und Visitenkarten berechnet, aber an die falsche Firma adressiert. Die Stornorechnung aus diesem Beispiel spiegelt die ursprüngliche Rechnung mit negativen Beträgen:
| Position |
Rechnung RE-2026-041 |
Stornorechnung ST-2026-007 |
|---|---|---|
| Logo-Design, Pauschale | 800,00 € | −800,00 € |
| Visitenkarten-Layout | 150,00 € | −150,00 € |
| Nettobetrag | 950,00 € | −950,00 € |
| 19 % Umsatzsteuer | 180,50 € | −180,50 € |
| Gesamtbetrag | 1.130,50 € | −1.130,50 € |
Auf der Stornorechnung steht zusätzlich ein Satz wie „Storno zu Rechnung RE-2026-041 vom 14.09.2026“. Danach schreibst du die richtige Rechnung mit einer neuen Nummer.
Info
So stornierst du eine Rechnung mit dem Muster
Mit unserem Muster schreibst du deine Stornorechnung in wenigen Schritten: Trag deine Daten, den Kunden, eine neue Rechnungsnummer und das Datum ein. Nenn Nummer und Datum der Originalrechnung und übernimm deren Positionen. Setz vor jeden Betrag ein Minus, auch vor Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Zum Schluss ergänzt du den Grund und speicherst das Storno als PDF.
Wann erstelle ich eine Stornorechnung, wann eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift?
Stornorechnung, Rechnungskorrektur und Gutschrift fallen oft im selben Zusammenhang, meinen aber nicht dasselbe:
| Beleg | Wann du ihn brauchst | Beträge |
|---|---|---|
| Stornorechnung | Die Rechnung soll ganz oder teilweise wegfallen, etwa bei falschem Empfänger oder einer Rückgabe. | negativ, mit Bezug zur Originalrechnung |
| Rechnungskorrektur | Einzelne Angaben stimmen nicht, etwa Menge oder Preis. | nur die geänderten Angaben, mit Bezug zur Originalrechnung |
| Gutschrift | Ein anderer Unternehmer rechnet für dich ab, etwa über Provisionen. | positiv |
Vorsicht beim Wort „Gutschrift“: Im Alltag meint man damit oft eine Erstattung an den Kunden. Im Umsatzsteuerrecht ist eine Gutschrift aber eine Rechnung, die dein Geschäftspartner für dich ausstellt. Für eine Korrektur zugunsten deines Kunden schreibst du deshalb besser „Rechnungskorrektur“.
Info
Teillieferung: Wann erstellst du ein Storno einer Rechnung?
Ein Kunde bestellt in deinem Baustoffhandel 100 Säcke Zement, und du stellst die Rechnung über 100 Säcke aus. Wegen eines Lieferengpasses kannst du aber nur 80 Säcke liefern. Dann stornierst du die Rechnung über 100 Säcke und schreibst eine neue über die 80 gelieferten. Die restlichen 20 Säcke berechnest du, sobald du sie lieferst.
Achtung
Neue Rechnung nur mit Storno der alten
Ist die Rechnung beim Kunden, änderst oder löschst du sie nicht mehr, sondern korrigierst sie mit einem eigenen Beleg. Schickst du einfach eine zweite Rechnung über dieselbe Leistung, schuldest du die Umsatzsteuer aus beiden Rechnungen, bis du eine davon stornierst (§ 14c UStG).
Stornieren in Word: wo sich Fehler einschleichen
Musst du öfter korrigieren, wächst mit jeder Word-Datei die Handarbeit. An drei Stellen passieren dabei die meisten Fehler.
„Ich ändere einfach schnell die alte Datei.“
In Word liegt die fehlerhafte Rechnung direkt vor dir. Sie zu überschreiben und neu zu schicken, geht schnell, ist aber nicht erlaubt.
„Jetzt alles noch mal mit Minus abtippen?“
Für die Stornorechnung überträgst du Positionen, Mengen und Preise aus der alten Rechnung, setzt überall ein Minus und rechnest die Umsatzsteuer neu. Fehlt ein Minuszeichen, heben sich die Beträge nicht mehr auf.
„Ist die Rechnung jetzt offen, bezahlt oder storniert?“
Nach einem Storno liegen zwei Dateien im Ordner, und deine Liste der offenen Posten passt du von Hand an. Hat dein Kunde schon gezahlt, kommt noch die Erstattung dazu.
Stornorechnung per Muster oder per Klick?
Fünf Handgriffe gehören zu jedem Storno. Mit dem Muster erledigst du alle selbst, mit einer Rechnungssoftware wie Lexware Office nur noch einen Teil davon.
| Was du brauchst | Word-Vorlage | Lexware Office |
|---|---|---|
| Daten der Originalrechnung | tippst du ab | übernimmt die Software |
| Bezug zur ursprünglichen Rechnung | Nummer und Datum selbst eintragen | automatisch verknüpft |
| Teilkorrektur, etwa 2 von 10 Artikeln | Positionen und Steuer neu rechnen | Menge in der Rechnungskorrektur anpassen |
| Offene Posten nach dem Storno | Liste selbst pflegen | offener Posten passt sich an |
| Neue, korrekte Rechnung | neu schreiben | direkt aus der Verknüpfung erstellen |
Tipp
Seltene Stornos: Dann reicht das Muster
Du musst nur ab und zu eine Rechnung stornieren? Dann kommst du mit dem Muster für das Storno einer Rechnung gut zurecht. Prüfe jedes Mal, ob dein Storno eine eigene Nummer hat, auf die Originalrechnung verweist und alle Beträge mit Minus zeigt. Schreibst du regelmäßig Rechnungen, spart dir eine Software, die Rechnung und Storno verknüpft, die meiste Arbeit.
Von der Word-Vorlage zu einem Rechnungsprogramm wechseln
Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich. Du musst nichts nachtragen und keinen Stichtag abwarten.
- Alte Rechnungen bleiben, wo sie sind. Bewahre sie einfach weiter auf.
- Die Rechnungsnummer zählt weiter. Du trägst die letzte Nummer ein und zählst von dort.
- Übertrage nur die offenen Posten. Bezahlte Rechnungen bleiben im Archiv.
- Lege deine wichtigsten Kunden an. Der Rest folgt nach und nach.
- Die nächste Rechnung ist der Umstieg. Du kannst sie online erstellen und direkt als PDF oder E-Rechnung versenden.
Häufige Fragen zur Stornorechnung
Wie schreibe ich eine Stornorechnung?
Übernimm alle Positionen der ursprünglichen Rechnung und setz vor jeden Betrag ein Minus. Gib der Stornorechnung eine eigene Nummer und nenn Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung. Mehr Hintergrund liest du im Artikel zur Stornorechnung.
Kann ich eine falsche Rechnung einfach löschen?
Nicht, sobald sie bei deinem Kunden ist. Dann bleibt sie bestehen, und du korrigierst sie mit einer Stornorechnung oder Rechnungskorrektur. Solange du die Rechnung noch nicht verschickt hast, darfst du sie dagegen direkt bearbeiten.
Muss ich stornieren, wenn mein Kunde Skonto abzieht?
Nein. Zieht dein Kunde Skonto oder einen vereinbarten Nachlass ab, bleibt die Rechnung, wie sie ist. Du verbuchst nur den geringeren Zahlungseingang. Ändert sich dagegen die Leistung selbst, brauchst du eine Korrektur.
Wie korrigiere ich eine E-Rechnung?
Hast du eine E-Rechnung verschickt, korrigierst du sie am besten wieder als E-Rechnung mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Spätestens wenn für dich die E-Rechnungspflicht beim Versand gilt, reicht eine Word-Datei dafür nicht mehr.
Wie lange muss ich Stornorechnungen aufbewahren?
Wie jede Rechnung acht Jahre, zusammen mit der ursprünglichen Rechnung. Das verlangen Steuerrecht und Buchhaltungsstandards, damit das Finanzamt jeden Schritt nachvollziehen kann. Alle Fristen zeigt dir die Übersicht der Aufbewahrungsfristen.
