Stornorechnung erstellen: Fehler korrigieren leicht gemacht

In Lexware Office stornierst du eine Rechnung direkt aus der Belegliste heraus. Du suchst sie unter deinen Ausgangsbelegen heraus und stornierst sie per Klick. Die Software setzt den Stornostempel und hebt die Buchung auf. Das Anlegen der korrigierten Rechnung ist genauso einfach: Du duplizierst die alte Rechnung, änderst die falsche Angabe und schickst sie an deinen Kunden. Fertig!

Die Stornorechnung hebt eine Rechnung vollständig auf, die Gutschrift wird umgangssprachlich oft für dasselbe verwendet und meint buchhalterisch eher einen Preisnachlass oder eine Warenrücksendung. In Lexware Office heißt der Beleg dafür Rechnungskorrektur. Die vollständige Abgrenzung findest du im Wissensartikel zur Stornorechnung.

Erlaubt ist das, aber riskant. Nach den GoBD* musst du Rechnungen und Stornorechnungen so aufbewahren, dass sie sich nicht unbemerkt ändern lassen. Eine Word- oder Excel-Datei lässt sich jederzeit überschreiben. Du musst sie deshalb zusätzlich unveränderbar archivieren, etwa als PDF in einem revisionssicheren System. Rechnungsnummer, Verweis auf die Originalrechnung und die Gegenbuchung pflegst du in Word außerdem von Hand. Für Rechnungen an Geschäftskunden reicht ein PDF aus Word spätestens ab 2028 nicht mehr, dann ist die E-Rechnung Pflicht. In Lexware Office stornierst du per Klick, der Vorgang wird automatisch nachvollziehbar dokumentiert und gebucht.

* Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

Sobald die Rechnung versendet oder in der Buchhaltung festgeschrieben ist, musst du eine Stornorechnung erstellen. Denn ab diesem Moment darfst du die Originalrechnung weder löschen noch ändern, und zwar unabhängig davon, ob dein Kunde bereits bezahlt hat oder nicht. Solange sie noch nicht raus ist, korrigierst du sie einfach und verschickst sie anschließend an deinen Kunden.

Ja. Du löschst einfach die zugeordnete Zahlung von der Rechnung. Danach kannst du sie per Klick stornieren.
Geht es um eine echte Rückzahlung an deinen Kunden, legst du eine Rechnungskorrektur ohne Bezug an. Daraus entsteht ein Guthaben, das du der Rücküberweisung zuordnest.

Nein. Ein ausgelöstes Storno bleibt bestehen – so wie von den GoBD vorgegeben. Stattdessen duplizierst du die Rechnung und stellst sie neu aus. Auch dann, wenn sie vorher schon bezahlt war.

Ja, das geht über die Rechnungskorrektur. Hier reduzierst du die Menge oder den Betrag auf das, was du gutschreiben möchtest. Der offene Posten der ursprünglichen Rechnung verringert sich automatisch um diesen Betrag.

Die stornierte Nummer bleibt dauerhaft gesperrt und wird nicht erneut vergeben. Deine korrigierte Rechnung erhält automatisch die nächste freie Nummer aus deinem Nummernkreis, sodass deine Nummernfolge lückenlos bleibt.

Eine Stornorechnung ohne Software muss die ursprünglichen Beträge vollständig ausgleichen, eindeutig als Stornierung gekennzeichnet sein und auf die Ausgangsrechnung verweisen.

Weist eine Rechnung zu viel Umsatzsteuer aus, schuldest du diesen Betrag dem Finanzamt, bis du sie berichtigst (§ 14c UStG). Genau deshalb lohnt sich das Storno auch dann, wenn die abgerechnete Leistung selbst gar nicht strittig ist. Erstellst du eine Stornorechnung, hebt Lexware Office die Buchung zur ursprünglichen Rechnung auf und die dort ausgewiesene Umsatzsteuer fällt damit weg. In deiner nächsten Umsatzsteuervoranmeldung wird der stornierte Betrag entsprechend berücksichtigt. Nachrechnen musst du nichts.

In Lexware Office hebt das Storno die Buchung der ursprünglichen Rechnung auf, du buchst nichts von Hand nach. Wie eine Stornorechnung buchhalterisch behandelt wird, steht ausführlich im Wissensartikel. Wie lange sich eine Rechnung rückwirkend berichtigen lässt, erklärt der Artikel zur rückwirkenden Rechnungskorrektur.