Definition
GuV: Erfolgsrechnung einfach erklärt
Die Erfolgsrechnung, oft auch als Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) bezeichnet, ist ein zentrales Dokument, um den finanziellen Erfolg eines Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraumes – meistens eines Geschäftsjahres – zu ermitteln. Sie ist ein gesetzlich vorgeschriebener Teil des Jahresabschlusses.
Die Erfolgsrechnung arbeitet nach einem einfachen Prinzip: Sie stellt alle Erträge (Einnahmen) des Unternehmens den Aufwendungen (Ausgaben) gegenüber.
Definition, Vorgaben und Unterschiede bei der GuV
Die GuV (Gewinn- und Verlustrechnung) stellt Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens gegenüber, um den wirtschaftlichen Erfolg (Gewinn oder Verlust) in einer Periode zu ermitteln. Sie ist Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses und gibt gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) Auskunft über die Ertragsseite.
Sie buchen alle Erträge und Aufwendungen auf GuV-Konten. Am Ende des Geschäftsjahres schließen Sie sämtliche Konten ab und übertragen die Salden aller Konten in die Gewinn- und Verlustrechnung. Die Salden von Aufwandskonten stehen im Soll, die von Ertragskonten im Haben. Aus den Salden von Erträgen und Aufwendungen ergibt sich dann der Gewinn oder Verlust. Daher hat die Gewinn- und Verlustrechnung am Jahresanfang auch keine Anfangsbestände.
Was ist der Unterschied zwischen GuV und EÜR?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) hat im Prinzip die gleichen Aufgaben wie die Gewinn- und Verlustrechnung, ist aber eine vereinfachte Methode zur steuerlichen Gewinnermittlung. Anders als bei der GuV zählt bei der EÜR, wann Geld fließt, und nicht, wann Sie buchen(sog. Zufluss- und Abflussprinzip des § 11 EStG). Eine EÜR können Sie zum Beispiel als Freiberufler unabhängig von der Höhe Ihrer Umsätze und Gewinne vornehmen. Außerdem können auch Kleingewerbetreibende und BGB-Gesellschaften ihren Gewinn im Rahmen der EÜR ermitteln, wenn sie einen Umsatz von 800.000 Euro und einen Gewinn von 80.000 Euro nicht überschreiten.
Mehr zur EÜR finden Sie unter anderem in § 4 Abs. 3 des EStG.
Wer muss eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen?
Einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung müssen zum Beispiel Kaufleute, Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften erstellen, die nach Handelsrecht bzw. Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet sind, eine Buchführung zu unterhalten und Abschlüsse aufzustellen. Darüber hinaus gilt die Pflicht zur Erstellung von Bilanz und GuV meist auch für gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte.
Achtung
Aufbewahrungspflicht beachten
Für die GuV besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.
Welche gesetzlichen Vorgaben müssen bei der GuV beachtet werden?
Die wichtigsten Regeln und Vorschriften, um eine Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen, finden Sie im Handelsgesetzbuch (HGB) in den Paragrafen 242 ff. § 275 Abs. 1 HGB gibt dabei vor, wie die Gliederung der GuV zu erfolgen hat. In § 277 HGB ist definiert, was z.B. Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen oder außerplanmäßige Abschreibungen in der Gewinn- und Verlustrechnung sind. Hier eine Übersicht aller relevanten Gesetze und Vorschriften:
| § 5b EStG i.V.m. § 52 Abs. 11 EStG | Regelt die Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung von Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2011 beginnen. |
|---|---|
| § 51 Abs. 4 Nr. 1b EStG | Ermächtigt das Bundesfinanzministerium, den Mindestumfang der GuV zu bestimmen (im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder). |
| § 60 EStDV i.V.m. § 25 Abs. 3 und 4 EStG | Legen den Umfang fest, welche Daten Sie an das Finanzamt übermitteln müssen. |
| § 242 Abs. 2 und 3 HGB | Halten die handelsrechtliche Verpflichtung zur Erstellung einer GuV fest. |
| § 140 AO i.V.m. § 5 Abs. 1EStG und § 60 Abs. 1 EStDV | Halten die steuerrechtliche Verpflichtung zur Erstellung einer GuV fest. |
| § 284 HGB | Bezieht sich auf die Erstellung der GuV von Kapitalgesellschaften und haftungsbeschränkten Personengesellschaften und verpflichtet diese zur Erläuterung der Bilanz (Anhang). |
| § 141 AO | Regelt die Buchführungspflicht bestimmter Steuerpflichtiger (Gewerbliche Betriebe, Land- und Forstwirte). |
| § 8 Abs. 1 KStG § 31 Abs. 1, 1a KStG | Regeln die Ermittlung des Einkommens. |
Tipp
GuV gewissenhaft erstellen
Als Kaufmann sollten Sie bei der GuV sehr gewissenhaft vorgehen. Stellen Sie sicher, dass jede Eintragung vollständig und akkurat ist. Fehler in Ihrer GuV könnten nämlich dazu führen, dass der gesamte Jahresabschluss als ungültig betrachtet wird.
GuV als Bestandteil der Bilanz
Die GuV ist wie die Bilanz Bestandteil des Jahresabschlusses bilanzierungspflichtiger Unternehmen. An sich zeigt die Bilanz aber nur, wie hoch das Eigenkapital bzw. das Ergebnis eines Geschäftsjahres ist. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt hingegen, wie und wodurch der Gewinn zustande kommt. Dafür müssen Sie Ihre Erlös- bzw. Aufwandskosten detailliert darstellen.
Ein Gewinn erhöht das Eigenkapital, ein Verlust verringert es. Das GuV-Konto schließen Sie über die Passivseite der Bilanz ab. Auch das Eigenkapital wird in der Bilanz auf der Passivseite ausgewiesen. Wie das in Bilanz und GuV dann aussieht, zeigt dieses einfache Beispiel: Erzielt ein Unternehmen einen Jahresgewinn von 50.000 Euro, weist die GuV diesen als Überschuss der Erträge über die Aufwendungen aus. Die Bilanz zeigt denselben Betrag als Erhöhung des Eigenkapitals auf der Passivseite.
Gewinn- und Verlustrechnung erstellen: Wie sieht der GuV-Aufbau aus?
Die GuV stellt die einzelnen GuV-Posten als Aufwendungen und Erträge einander gegenüber. Im Steuerrecht spricht man hier von Betriebsausgaben und -einnahmen.
Info
Was sind GuV-Posten?
GuV-Posten sind die einzelnen Positionen innerhalb einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die Erträge und Aufwendungen eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum gegenüberstellen.
Die GuV-Posten umfassen typischerweise verschiedene Arten von Erträgen, wie Umsatzerlöse, und Aufwendungen, zum Beispiel Material- und Personalkosten. Eine Saldierung von Aufwendungen und Erträgen ist generell nicht zulässig, um die tatsächliche Ertragslage transparent darzustellen.
Es gibt für die meisten Betriebe keine konkrete Vorschrift, wie eine GuV aufgebaut werden muss. Sie sollte jedoch den GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) entsprechen und daher klar und übersichtlich aufgebaut werden. Das heißt, sie muss für sachverständige Dritte schnell zu erfassen und zu verstehen sein.
Dazu gehört, dass die Gewinn- und Verlustrechnung das Gebot der Vollständigkeit erfüllt. Auch Verrechnungen (Saldierungen) sind grundsätzlich verboten (§ 246 Abs. 2 S. 1 HGB). Beispielsweise dürfen Sie Positionen der Aktivseite grundsätzlich nicht mit Positionen der Passivseite verrechnen. Zwar wird durch Verrechnungen das Ergebnis nicht verändert, es gehen aber Übersichtlichkeit und Aussagekraft verloren.
Ausnahmen gelten z. B. bei kleinen Kapitalgesellschaften, die bestimmte GuV-Konten zu einer Position Rohergebnis zusammenfassen dürfen. Man spricht hier von größenabhängigen Erleichterungen, die in § 276 HGB geregelt sind.
Achtung
Ausnahmen bei Kapitalgesellschaften
Für Kapitalgesellschaften ist die Staffelform fest vorgeschrieben (§ 275 Abs. 1 HGB). Die restlichen Betriebe können sich zwischen Staffel- oder Kontenform entscheiden. Alle Unternehmen können zudem zwischen der Darstellung nach dem Gesamtkosten- oder dem Umsatzkostenverfahren wählen.
GuV in Kontoform oder Staffelform darstellen
Sie können die Gewinn- und Verlustrechnung entweder in Konten- oder in Staffelform aufbauen. Sie müssen die einmal gewählte Darstellungsform aber beibehalten, um z.B. Mehrjahresvergleiche besser vornehmen zu können (Grundsatz der Bilanzkontinuität).
Kontoform
Bei der Darstellung in Kontenform wird mit zwei Spalten gearbeitet. Sie werden als Soll und Haben bezeichnet.
- Auf der Sollseite (linke Spalte) tragen Sie alle Aufwendungen ein, etwa für Wareneinsatz, Personalkosten oder Abschreibungen.
- Auf der Habenseite (rechte Spalte) listen Sie alle Erträge auf, z.B. Umsätze oder sonstige betriebliche Erträge.
- Gewinne stehen auf der Soll-, Verluste auf der Habenseite.
Nutzen Sie die Kontenform für Ihre Gewinn- und Verlustrechnung haben Sie den Vorteil, u.a., dass für Aufwendungen und Erträge Salden gebildet werden und man so schnell erkennen kann, wie hoch der Gesamtertrag und der Gewinn (oder Verlust) ist.
Ein GuV-Beispiel in Kontoform könnte so aussehen:
| Aufwandskonten | Erfolgskonten |
|---|---|
| Büromiete | Zinserträge |
| Löhne | Umsatzerlöse |
| Betriebssteuern | - |
Staffelform
Bei der Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung in Staffelform werden zunächst die betrieblichen Erlöse erfasst und ausgewiesen. Darunter dann die betrieblichen Aufwendungen, gegliedert u.a. nach Material-, Personal- und anderen Aufwendungen.
- Der Saldo aus betrieblichen Erlösen und Aufwendungen ist das Betriebsergebnis.
- Danach werden die Erträge und Aufwendungen aus Zinsen (Finanzergebnis), das Ergebnis aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit sowie ein eventuell neutrales Ergebnis, Jahresergebnis, Steuern und der Bilanzgewinn oder –verlust nach Steuern ausgewiesen.
Der Vorteil der Staffelform ist, dass Sie einzelne Ergebniskomponenten getrennt erfassen und darstellen können. Damit ist besser zu erkennen, wie das Ergebnis zustande kommt.
GuV-Rechnung: Mit Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren möglich
Die GuV-Gliederung kann nach dem Gesamtkosten- oder dem Umsatzkostenverfahren erfolgen. Beide Verfahren kommen zum gleichen Ergebnis, unterscheiden sich aber teilweise in Gliederung und Zusammensetzung. Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren sind also vor allem Darstellungsalternativen. Nach HGB und IFRS (International Financial Reporting Standards, wenn Unternehmen nach internationalen Regeln bilanzieren müssen) sind beide Methoden erlaubt. Das US-GAAP (Generelly Accepted Accounting Principles) verlangt zwingend das Umsatzkostenverfahren.
Gesamtkostenverfahren (GKV)
Das Gesamtkostenverfahren ist eine so genannte Produktionserfolgsrechnung. Das Ergebnis berechnet sich aus allen Mengeneinheiten, die in einer Periode hergestellt wurden. Darunter fallen z. B.:
- Umsatzerlöse
- Veränderungen von fertigen und unfertigen Beständen (Bestandsminderungen werden von den Umsatzerlösen abgezogen)
- ggf. aktivierte Eigenleistungen.
Damit müssen Sie auch alle Aufwendungen, die angefallen sind, um Umsätze, Bestände und Eigenleistungen herzustellen, erfassen und ausweisen. Das GKV ist einfach zu erstellen, da Sie die nötigen Positionen und Zahlen direkt aus der Buchhaltung entnehmen können. Eine Kosten- und Leistungsrechnung ist damit nicht erforderlich. In Deutschland ist das GKV deshalb das am meisten verwendete Verfahren, um eine Gewinn- und Verlustrechnung darzustellen.
Umsatzkostenverfahren (UKV)
Im Gegensatz zum GKV ist das Umsatzkostenverfahren eine reine Umsatzerfolgsrechnung. Das heißt: Bei den Erträgen zählen nur die Umsätze und bei den Aufwendungen nur die Kosten, die direkt anfallen, um Umsatzerlöse zu erzielen. Bestandsveränderungen sowie aktivierte Eigenleistungen und deren Aufwendungen bleiben unberücksichtigt und werden erst ausgewiesen, wenn Sie z. B. gelagerte Fertigwaren verkaufen. Das heißt auch, dass zumindest Teile der Aufwendungen unabhängig davon ausgewiesen werden, ob sie im abgelaufenen Geschäftsjahr oder früheren Geschäftsjahren angefallen sind.
Die Umsatzerlöse werden nach Artikel, die Aufwendungen nach Funktionsbereichen (Herstellung, Vertrieb und allgemeine Verwaltung) untergliedert. Die Aufwendungen können Sie, anders als beim GKV, nicht direkt aus der Buchhaltung entnehmen, da sie auf Bereiche bzw. Kostenstellen zuzuordnen sind. Sie müssen deshalb eine Kosten- und Leistungsrechnung erstellen. Internationale bzw. größere und börsennotierte Unternehmen verwenden meist das UKV.
GuV-Gliederung nach Brutto- oder Nettoprinzip
Bei der Gewinn- und Verlustrechnung wird außerdem nach dem Brutto- und dem Nettoprinzip unterschieden. Im Kern gilt das Bruttoprinzip für alle bilanzierenden Unternehmen, das Nettoprinzip dürfen nur für kleine Betriebe anwenden.
Bruttoprinzip
Beim Bruttoprinzip müssen Sie alle Ertrags- und Aufwandsarten als Einzelpositionen in der Gewinn- und Verlustrechnung aufführen. Eine Saldierung von Erträgen und Aufwendungen im Vorfeld ist nicht zulässig (s. auch Verrechnungsverbot).
Info
Brutto vs. Netto in der GuV
Brutto und Netto haben in diesem Fall nichts mit den Brutto- bzw. Nettopreisen zu tun. Es geht darum, ob die einzelnen Positionen vor dem Aufstellen der GuV bereits miteinander verrechnet wurden oder nicht.
Nettoprinzip
Ausnahmen bestehen in einigen Fällen für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften. Diese dürfen bestimmte Positionen in der GuV zusammenfassen, etwa Umsatzerlöse oder Materialaufwendungen, und müssen hier nur den Rohertrag ausweisen. Diese Vorgehensweise wird als Nettoprinzip bezeichnet.
Es schützt kleinere Unternehmen davor, dass Wettbewerber zu tiefe Einblicke in die Erfolgsstruktur erhalten. Allerdings entbindet auch das Nettoprinzip nicht von der Verpflichtung, einen detaillierten Kontenplan zu führen. Er muss so aufgebaut sein, dass erkennbar ist, wo ggf. Saldierungen erfolgt sind.
Info
Mit Zusatzrechnungen Abweichungen darstellen
Eine Zusatzrechnung dient oft als Ergänzung zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Sie stellt zusätzliche Detailinformationen bereit, die für die Analyse der finanziellen Leistung eines Unternehmens nützlich sein können. Während die GuV primäre Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum darstellt, können Sie in der Zusatzrechnung beispielsweise spezifische Kostenaufstellungen oder Erlösstrukturen detaillierter aufgliedern.
Bei steuerrechtlichen Abweichungen in der Bilanz können Sie auch Zusatzrechnungen nutzen, um diese darzustellen.
Elektronische Übermittlung
Für Wirtschaftsjahre nach dem 31. Dezember 2011 müssen Steuerpflichtige die Elemente der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in einem von der Finanzverwaltung vorgegebenen, standardisierten elektronischen Format übermitteln. Diese Übertragung erfolgt mittels Datenfernübertragung. Diese Anforderung betrifft alle, die ihren Gewinn gemäß § 4 Abs. 1 EStG, § 5 oder § 5a EStG bestimmen.
Um Härtefällen entgegenzuwirken, ist die Finanzbehörde ermächtigt, bei Vorliegen besonderer Umstände auf Antrag die Pflicht zur elektronischen Übermittlung auszusetzen. Dies kann etwa bei sehr kleinen Unternehmen der Fall sein, von denen nicht erwartet werden kann, die nötigen technischen Einrichtungen zu schaffen. Auch mangels EDV-Kenntnissen kann eine Ausnahme gewährt werden.
Inhalte und Form der elektronischen Übermittlung von Steuerbilanz und GuV erfolgen standardisiert. Die Finanzverwaltung aktualisiert die Datenschemata jährlich. Sie finden diese auf www.esteuer.de.
FAQ zur Gewinn- und Verlustrechnung
Was ist der Unterschied zwischen GuV und Bilanz?
Die Bilanz zeigt, was ein Unternehmen zu einem bestimmten Stichtag besitzt und schuldet, also Vermögen und Kapital. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt dagegen, wie das Unternehmen im Laufe eines Geschäftsjahres wirtschaftet. Sie stellt Erträge und Aufwendungen gegenüber und ermittelt so den Gewinn bzw. Verlust. Beide Dokumente sind Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses.
Was ist der Unterschied zwischen Gesamtkostenverfahren und Umsatzkostenverfahren in der GuV?
Beide Verfahren führen zum gleichen Ergebnis, gliedern die Aufwendungen aber unterschiedlich. Beim Gesamtkostenverfahren (GKV) erfassen Sie alle Kosten nach Kostenarten (z.B. Material oder Personal). Beim Umsatzkostenverfahren (UKV) ordnen Sie die Kosten den Funktionsbereichen zu. Möchten Sie die Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren gliedern, benötigen Sie zusätzlich eine Kostenstellenrechnung.
Wer muss eine GuV erstellen?
Kaufleute, Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften, die nach HGB bilanzierungspflichtig sind, müssen eine GuV erstellen. Das gilt außerdem für gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte ab bestimmten Umsatz- und Gewinngrenzen. Kleinunternehmer und Freiberufler können stattdessen eine vereinfachte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nutzen.
Wie lange müssen Sie eine GuV aufbewahren?
Für die Gewinn- und Verlustrechnung gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie den Jahresabschluss erstellt haben.
Kann ich die GuV in Kontoform oder in Staffelform erstellen?
Grundsätzlich können die meisten Unternehmen zwischen Kontoform und Staffelform wählen. Kapitalgesellschaften müssen jedoch die Staffelform verwenden. Das schreibt § 275 Abs. 1 HGB verbindlich vor. Haben Sie sich einmal für eine Darstellungsform entschieden, sollten Sie dabei bleiben. Ein Wechsel erschwert Mehrjahresvergleiche und verstößt gegen den Grundsatz der Bilanzkontinuität.
