Urlaubsanspruch: Das besagt das Bundesurlaubsgesetz

Nach dem Gesetz müssen Arbeitnehmer Urlaub grundsätzlich bis zum Jahresende nehmen. Geschieht das nicht, verfällt der Urlaub ersatzlos. Eine Übertragung des Urlaubs ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn der Urlaub aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht genommen werden kann.

Dringende betriebliche Gründe liegen beispielsweise dann vor, wenn Ihr Mitarbeiter seinen Urlaub im Dezember nicht mehr nehmen kann, weil zwei Kollegen ausgefallen sind oder weil er bei der Inventur unentbehrlich ist. Ein persönlicher Grund kann sein, dass er selbst krank geworden, im Mutterschutz oder in Elternzeit ist. Ein Mitarbeiter, der erst in der zweiten Jahreshälfte ins Unternehmen eingetreten ist, darf die Urlaubsübertragung auch ohne besonderen Grund verlangen.

Ins Folgejahr übernommener Urlaub muss aber in einem festgelegten Übertragungszeitraum genommen werden. Dieser ist auf die ersten drei Monate des folgenden Kalenderjahres festgelegt. Am 31. März verfällt er ersatzlos. Allerdings dürfen Sie mit Ihren Mitarbeitern jederzeit eine Übertragung über den 31. März hinaus vereinbaren.

Das Arbeitsrecht erlaubt das Auszahlen des Urlaubs eigentlich nur in einem einzigen Fall: Wenn der Urlaub ganz oder teilweise nicht genommen werden kann, weil das Arbeitsverhältnis endet. Zum Beispiel, wenn noch Urlaubsanspruch beim Renteneintritt besteht. Der Anspruch auf Auszahlung wird mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters fällig.

In der Praxis sieht es hinsichtlich des Abgeltungsanspruches auf Urlaubstage allerdings häufig anders aus. Mitarbeiter bitten um die Auszahlung des Urlaubs oder der Arbeitgeber schlägt Urlaubsabgeltung vor, um nicht auf seinen Mitarbeiter verzichten zu müssen. Das funktioniert, solange sich beide Parteien an die Abmachung halten. Rechtlich ist die Lage allerdings eindeutig: Als Arbeitgeber tragen Sie das Risiko, denn durch die Auszahlung wird der Urlaubsanspruch nicht erfüllt. Ihr Mitarbeiter könnte also jederzeit die ausgezahlten Urlaubstage noch einmal einfordern und hätte gute Chancen, vor Gericht damit durchzukommen.

Die Urlaubsabgeltung wird genauso berechnet wie das Entgelt, das Sie Ihrem Mitarbeiter während des Urlaubs zahlen. Nach dem Bundesurlaubsgesetz ist der durchschnittliche werktägliche Verdienst maßgeblich, den der Mitarbeiter in den letzten 13 Wochen vor Austritt erhalten hat. Dieser wird dann mit der Anzahl der Urlaubstage multipliziert.

Die Urlaubsabgeltung ist als sogenannter sonstiger Bezug zu versteuern. Das heißt Sie berechnen die Lohnsteuer für den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn einmal ohne und einmal mit der Urlaubsabgeltung. Der Unterschiedsbetrag zwischen den errechneten Jahreslohnsteuerbeträgen ist dann die Lohnsteuer, die für den sonstigen Bezug abzuführen ist. Für die Sozialversicherung ist die Urlaubsabgeltung eine sogenannte Einmalzahlung. Das heißt. die Summe ist grundsätzlich im Auszahlungsmonat ganz normal beitragspflichtig.

Den vollen Urlaubsanspruch hat der Mitarbeiter erst, wenn das Arbeitsverhältnis sechs Monate bestanden hat. Möchten Sie ihm vorher schon Urlaub geben, etwa weil der seit langem begehrte Arbeitnehmer dies zur Bedingung gemacht hat, um in Ihren Betrieb zu wechseln, können Sie das tun. Sie sollten aber bedenken: Er erarbeitet sich pro vollem Monat 1/12 des Jahresurlaubsanspruchs. Geben Sie ihm mehr, als er bereits erarbeitet hat, liegt das Risiko bei Ihnen. Verlässt er den Betrieb frühzeitig wieder, können Sie den „zu viel bezahlten“ Urlaub nicht zurückverlangen.

Entgegen der üblichen Praxis muss der Urlaub nach dem Gesetz sogar an einem Stück gegeben werden, § 7 Abs. 2 BUrlG. Sie dürfen als Arbeitgeber den „langen“ Urlaub ablehnen, wenn dringende betriebliche Gründe bestehen. Diese können z. B. darin liegen, dass es im Kleinbetrieb nicht möglich ist, eine so lange Abwesenheit zu überbrücken, ohne den normalen Betriebsablauf zu gefährden. Ein Urlaub im Jahr muss dann aber mindestens zwei Wochen am Stück dauern. Arbeitnehmer und Arbeitgeber dürfen sich auf eine andere Aufteilung einigen.

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen. Dabei sind die Interessen der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Hat er mehrere Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern, sollte zumindest ein Teil der Betriebsferien in den Schulferien liegen. Betriebsferien immer nur im November sind nicht möglich. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt dieser bei den Betriebsferien mit.

Wird wie gewohnt an allen üblichen Tagen gearbeitet, nur an einzelnen oder allen kürzer, entsteht der Urlaubsanspruch bei Kurzarbeit in vollem Umfang. Er entsteht für alle Tage mit tatsächlicher, wenn auch geringerer Arbeitsleistung. Fallen ganze Tage durch Kurzarbeit weg, können Sie den Urlaub entsprechend kürzen.

Beispiel zum Urlaubsanspruch bei einer 4-Tage-Woche: Ist ein Arbeitnehmer für drei Monate auf Kurzarbeit Null, können Sie den Urlaub von 20 Arbeitstagen pro Jahr um fünf Tage kürzen. Arbeitet er nur vier statt fünf Tage pro Woche, berechnet sich der Urlaubsanspruch, als würde er ab diesem Zeitpunkt Teilzeit mit einer 4-Tage-Woche arbeiten.

Nein, Kurzarbeit hat keinen Einfluss auf die Höhe des Urlaubsentgelts. Das Urlaubsentgelt wird grundsätzlich aus dem Verdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn berechnet. Ein höherer Verdienst z. B. wegen Überstunden oder ein geringerer Verdienst z. B. wegen Kurzarbeit bleiben aber außer Betracht. Das Kurzarbeitergeld bezieht sich lediglich auf den regulären Monatsverdienst.

Die kurzfristige Überbrückung von Auftragseinbrüchen durch Betriebsurlaub ist kaum möglich, weil der Arbeitgeber

• die Betriebsferien mit einer gewissen Vorlaufzeit ankündigen muss, damit die Arbeitnehmer sich darauf einstellen und entsprechend planen können.
• nicht den gesamten Urlaub seiner Arbeitnehmer als Betriebsferien verplanen darf. Die Mitarbeiter müssen über Teile ihres Urlaubs selbst entscheiden können.
• darauf achten muss, dass Arbeitnehmer neben bereits genehmigtem Urlaub überhaupt noch genug gesetzliche Urlaubstage für die Betriebsferien zur Verfügung haben.

Die Verpflichtung, Urlaubsgeld zu zahlen, kann sich aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem Arbeitsvertrag oder ausnahmsweise aus einer sogenannten betrieblichen Übung ergeben.

Entscheidet der Arbeitgeber jedes Jahr von Neuem, ob und in welcher Höhe er ein Urlaubsgeld zahlt und weist er seine Mitarbeiter z. B. in einem persönlichen Schreiben jedes Mal darauf hin, dass es freiwillig ist und bleibt, darf er von einer Zahlung absehen.

Enthält der Arbeitsvertrag einen Anspruch auf Urlaubsentgelt, kommt es darauf an, ob er mit einem eindeutigen „Freiwilligkeitsvorbehalt“ verbunden ist. Ist das der Fall, ist eine Streichung des Urlaubsgelds oder eine Kürzung für Zeiten der Kurzarbeit möglich. Ergibt sich der Anspruch aus einem Tarifvertrag, kann nur gekürzt werden, wenn dieser z. B. eine Kürzung für leistungsfreie Zeiten wie etwa Kurzarbeit vorsieht.

Ein Arbeitnehmer darf seinen vom Arbeitgeber genehmigten Urlaubsantrag nicht eigenmächtig zurückziehen, weil z. B. der geplante Sommerurlaub im Ausland nicht möglich ist. Das geht nur, wenn er sich mit dem Arbeitgeber auf den Ausfall bzw. eine Verschiebung einigt.

Nach dem Bundesurlaubsgesetz muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Nur Urlaub, der aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, nicht genommen werden kann, darf ins folgende Jahr übertragen werden.

Achtung: Der Arbeitgeber kann nicht nur verlangen, dass sein Mitarbeiter den Urlaub vor Jahresende nimmt. Er muss den Arbeitnehmer sogar so frühzeitig auf den noch offenen Urlaubsanspruch und den drohenden Verfall hinweisen, dass er ihn noch rechtzeitig nehmen kann. Der Urlaub verfällt nur, wenn sich der Arbeitnehmer trotz Belehrung frei entscheidet, ihn nicht abzubauen. Das hat das Bundesarbeitsgericht 2019 so entschieden. 

Gemäß dem Bundesurlaubsgesetz gibt es nur ganze Urlaubstage. Weiterhin sind Heiligabend und Silvester per Gesetz reguläre Arbeitstage. Möchten Ihre Arbeitnehmer an diesen Tagen freihaben, müssen sie auch für beide Tage Urlaub eintragen. Gelten von Betrieb zu Betrieb abweichende Regelungen, handelt es sich um firmeninterne Absprachen. Diese sind dann im Arbeits- bzw. Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung definiert.

Der gesetzliche Mindesturlaub in Deutschland beträgt mindestens vier Wochen pro Jahr. Bei einer 5-Tage-Woche sind das 20 Arbeitstage, bei einer 6-Tage-Woche 24 Werktage. Grundlage ist das Bundesurlaubsgesetz (BurlG).