Kurzüberblick zur E-Rechnungspflicht
Bis Ende 2024 hattest du freie Wahl, in welcher Form du Rechnungen an andere Unternehmen verschickt hast, z. B.:
- Rechnung in Papierform
- Rechnung als PDF
- XRechnung
- ZUGFeRD-Rechnung
Eine Pflicht für elektronische Rechnungen gab es bis dahin nur bei Rechnungen an Behörden und andere öffentliche Auftraggeber. Seit 2025 ändert sich das Schritt für Schritt – mit Übergangsfristen, die dir Zeit für die Umstellung geben.
Was regelt die E-Rechnungspflicht seit 2025?
Im B2B-Bereich (Business-to-Business) gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung beim Empfang sofort, beim Versand mit Übergangsfristen. Was bedeutet das genau?
Erbringt ein Unternehmen Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen, kann es nach Ablauf der Übergangsfristen nicht mehr frei entscheiden, in welcher Form es die Rechnung ausstellt. Es muss dann eine sogenannte elektronische Rechnung (E-Rechnung) sein.
Anders als früher reicht es dann nicht mehr, eine PDF per E-Mail zu schicken oder eine Rechnung auszudrucken und per Post zu versenden.
Für wen ist die elektronische Rechnung Pflicht?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen. Für Endverbraucher und rein private Kunden gilt die Pflicht nicht. Anders gesagt: E-Rechnungen sind Pflicht, sobald eine inländische B2B-Rechnung nicht mehr unter eine Übergangsfrist oder Ausnahme fällt. Inländisch heißt: Rechnungssteller und Empfänger sind beide in Deutschland ansässig.
Für Einzelunternehmer, Freiberufler, Freelancer sowie kleine und mittlere Unternehmen bedeutet die E-Rechnungspflicht: Die Ausstellung elektronischer Rechnungen wird Schritt für Schritt zur Pflicht. Bereite deine Rechnungsstellung deshalb technisch sauber vor.
Selbsttest
Betrifft mich die E-Rechnungspflicht?
Klick dich durch fünf kurze Fragen. Danach weißt du genau, was für dich gilt. Dauert keine Minute, versprochen.
Hast du Geschäftskunden – also andere Unternehmen oder Selbstständige – mit Sitz in Deutschland (B2B)?
Bekommst du Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern?
Stellst du Rechnungen an andere Unternehmen oder Selbstständige aus, die mehr als 250 Euro betragen?
Wie viel Umsatz hattest du im letzten Jahr?
Bist du Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz?
Beachte: Der Selbsttest ordnet deine Angaben ein und ersetzt keine steuerliche Beratung.
Info
E-Rechnung mit Lexware
Mit Lexware Office bist du bestens auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. Lexware bietet dir einfache Lösungen, um E-Rechnungen direkt aus der Software zu versenden.
Welche Ausnahmen gelten für die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung hat beim Versand einige wichtige Ausnahmen, vollständig ausgenommen ist aber kein Unternehmen. Diese Rechnungen musst du nicht als E-Rechnung übermitteln:
- Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa ärztliche Heilbehandlungen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, gemessen am Gesamtbetrag der Rechnung
- Fahrausweise
- Rechnungen an juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind, etwa bestimmte Vereine oder staatliche Einrichtungen
Welche Ausnahmen gelten für Kleinunternehmer bei der E-Rechnungspflicht?
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Bundesrat den Weg für eine wichtige Ausnahme frei gemacht: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden (§ 34a UStDV). Du darfst jederzeit eine Papierrechnung ausstellen. Für Rechnungen in anderen elektronischen Formaten (z. B. PDF) muss der Empfänger zustimmen.
Wichtig:Beim Empfang gibt es keine Ausnahme! Für Kleinunternehmer gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung beim Empfang seit 2025, beim Versand dagegen nicht.
Welche Rechnungen erfüllen die E-Rechnungspflicht?
Künftig gelten hohe Anforderungen an elektronische Rechnungen. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das Für die E-Rechnungspflicht gelten feste Anforderungen an das Format. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das sich elektronisch verarbeiten lässt. Unternehmen müssen die E-Rechnung in diesem Format ausstellen, übermitteln und empfangen. Außerdem muss die Rechnung den Vorgaben der EU-Richtlinie (2014/55/EU) entsprechen.
Laut Einführungsschreiben des Bundesfinanzministeriums kannst du E-Rechnungen in einem rein strukturierten oder in einem hybriden Format erstellen.
Zu den zulässigen Formaten zählen beispielsweise ZUGFeRD und XRechnung. Doch auch andere europäische Formate, etwa Factur-X (Frankreich), kommen in Betracht. Eine Pflicht zur XRechnung gibt es also nicht. Entscheidend ist, dass das Format die europäische Norm EN 16931 erfüllt.
Die folgende Tabelle zeigt, welche Rechnungsform die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich erfüllt.
| Merkmal | Papierrechnung | PDF-Rechnung | E-Rechnung |
|---|---|---|---|
| Format | Ausdruck auf Papier, keine digitalen Daten | Bilddatei ohne strukturierte Daten, nicht maschinenlesbar | Strukturierter XML-Datensatz, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD |
| Maschinenlesbar | Nein – du musst alle Daten manuell erfassen | Nein – nur als Bild lesbar, nicht als Datensatz | Ja – Software kann alle Rechnungsdaten automatisch auslesen |
| Zulässig im B2B ab 2028 | Nein – der Gesetzgeber erlaubt sie nur noch in Ausnahmefällen | Nein – gilt als „sonstige Rechnung“ und ist ab 2028 nur noch in Ausnahmefällen zulässig | Ja – Standardformat im B2B-Bereich, Ausnahmen siehe oben |
Die PDF-Rechnung enthält keinen strukturierten Datensatz, den Software automatisch verarbeiten kann. Deshalb gilt sie nicht als E-Rechnung.
Ab wann ist die elektronische Rechnung Pflicht?
Die Pflicht zur elektronischen Rechnung geht auf ein Gesetz zurück: Sie ist Bestandteil des Wachstumschancengesetzes, das der Bundesrat am 22.3.2024 angenommen hat. Übergangsfristen erleichtern die Umstellung:
- Bis zum 31.12.2026 dürfen Unternehmen für B2B-Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 noch Papierrechnungen versenden, auch wenn der Empfänger nicht zugestimmt hat. PDF-Rechnungen darfst du verschicken, wenn der Empfänger zustimmt, auch formlos.
- Bis zum 31.12.2027 gilt das auch für Umsätze aus 2027, vorausgesetzt, der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers beträgt nicht mehr als 800.000 Euro. Liegt dein Vorjahresumsatz darüber, gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung für dich also schon ab 2027.
- Doch ab 2028 ist die elektronische Rechnung dann tatsächlich im gesamten inländischen B2B-Bereich verpflichtend.
Info
Wichtig: Anwendung der Übergangsfristen
Bei den Übergangsfristen musst du beachten, wann du die Umsätze ausgeführt hast. Danach richtet sich, ob noch „sonstige Rechnungen“ erlaubt sind.
Achtung
Keine Übergangsfristen für den Empfang
Wenn du dich fragst, ab wann die E-Rechnung Pflicht ist, musst du zwischen Empfang und Versand unterscheiden: Die oben genannten Übergangsfristen gelten ausschließlich für den Versand von E-Rechnungen. Für den Empfang der E-Rechnung gibt es keine Übergangsfrist: Im B2B-Bereich müssen alle Unternehmen seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Wie kann ich mein Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten?
Unternehmen, die noch keine elektronischen Rechnungen versenden, müssen jetzt ihre Rechnungsprozesse durchleuchten. Mit einer E-Rechnungssoftware wie Lexware Office kannst du bereits jetzt E-Rechnungen erstellen und versenden. So bereitest du dich vor:
- Empfang sicherstellen. Richte ein Postfach für E-Rechnungen ein und sorge dafür, dass du eingehende E-Rechnungen GoBD-konform archivieren kannst.
- Frist bestimmen. Anhand deines Vorjahresumsatzes siehst du, ob du ab 2027 oder ab 2028 E-Rechnungen versenden musst.
- Rechnungsprogramm prüfen. Schreibst du deine Rechnungen bisher in Word oder Excel? Für die E-Rechnung brauchst du einen strukturierten Datensatz nach der Norm EN 16931. Den erzeugt eine Rechnungssoftware wie Lexware Office automatisch aus deinen Rechnungsdaten, als XRechnung oder ZUGFeRD.
- Stammdaten pflegen. Hinterlege Kundendaten, Steuernummer oder USt-IdNr. und Bankverbindung vollständig, damit alle Pflichtangaben im Datensatz stehen.
Welche Folgen hat es, wenn Unternehmen die E-Rechnungspflicht nicht einhalten?
Ein explizites Bußgeld sieht der Gesetzgeber derzeit nicht vor, wenn Unternehmen gegen die E-Rechnungspflicht verstoßen. Die Nachteile entstehen indirekt und können trotzdem erheblich sein.
Risiken beim Empfang
Kann ein Unternehmen keine E-Rechnungen empfangen, hat es keinen Anspruch auf eine Papierrechnung. Der Rechnungsaussteller muss in diesem Fall keine alternative Rechnung ausstellen. Die E-Rechnung gilt trotzdem als zugestellt.
Damit läuft die Zahlungsfrist, und Skontofristen können verstreichen. Noch problematischer wird es beim Vorsteuerabzug, denn ohne ordnungsgemäße Rechnungsdaten erkennt das Finanzamt die Vorsteuer unter Umständen nicht an. Das kann die Steuerlast erhöhen und die Liquidität belasten.
Risiken beim Versand
Wer nach Ablauf der Übergangsfristen noch Papierrechnungen oder einfache PDFs verschickt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Mögliche Folgen:
- Vorsteuerabzug gefährdet: Der Empfänger kann die Vorsteuer nicht abziehen. Das belastet die Geschäftsbeziehung, und Zahlungen verzögern sich unter Umständen.
- Rückfragen bei Betriebsprüfungen: Bei fehlenden oder fehlerhaften E-Rechnungen fragt das Finanzamt nach.
- Zivilrechtliche Ansprüche: Der Rechnungsempfänger kann eine korrekte Rechnung einfordern. Du musst nachbessern, und es kommt zu Verzögerungen.
Info
Was passiert, wenn ein Unternehmen nicht vorbereitet ist?
Ein Handwerksbetrieb erhält im Januar 2026 eine E-Rechnung per E-Mail, kann sie aber nicht öffnen, weil die passende Software fehlt. Die Zahlungsfrist läuft trotzdem, das Skonto verfällt. Als der Betrieb die Rechnung Wochen später endlich begleicht, ist der Lieferant verärgert. Bei der nächsten Betriebsprüfung fehlen die Rechnungsdaten und das Finanzamt streicht den Vorsteuerabzug.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Wie kann ich E-Rechnungen empfangen?
Für den Empfang brauchst du zunächst ein E-Mail-Postfach, das reicht laut BMF bereits aus. Stelle zusätzlich sicher, dass du die gängigen Formate XRechnung und ZUGFeRD öffnen und verarbeiten kannst. Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten hierfür bereits passende Funktionen oder Schnittstellen an.
Neben dem E-Mail-Empfang gibt es weitere zulässige Übertragungswege:
- elektronische Schnittstellen
- gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort
- Download über ein Internetportal
Laut BMF darfst du E-Rechnungen auch per USB-Stick oder über etablierte EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) übergeben. Im B2B-Bereich nutzen Unternehmen zunehmend auch das europäische Netzwerk Peppol für den Austausch von E-Rechnungen.
Ist eine PDF-Rechnung trotz E-Rechnungspflicht noch erlaubt?
Ja, aber nur übergangsweise und mit Zustimmung des Empfängers: bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027, danach nur noch in Ausnahmefällen.
Was brauche ich, um die E-Rechnungspflicht beim Versand zu erfüllen?
Um E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, brauchst du:
- Eine geeignete Software: Dein Rechnungsprogramm muss E-Rechnungen in einem zulässigen Format erstellen können, etwa XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Solche Programme automatisieren viele Arbeitsschritte und senken die Fehlerquote.
- Die Pflichtangaben: Auch E-Rechnungen müssen alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten.
- Einen Übertragungsweg: Am einfachsten ist der Versand per E-Mail. Daneben stehen dir dieselben Wege offen wie beim Empfang.
Erfüllt der Rechnungsaustausch per EDI die E-Rechnungspflicht?
Ja, mit einer Sonderregel: Du darfst das EDI-Verfahren auch nach 2027 nutzen, wenn sich aus der EDI-Rechnung die nach dem Umsatzsteuergesetz nötigen Daten korrekt und vollständig auslesen lassen.
Warum gibt es die E-Rechnungspflicht?
Die EU will Umsatzsteuerbetrug erschweren. Strukturierte Rechnungsdaten kann die Finanzverwaltung schneller und einheitlicher auswerten, das erleichtert auch Prüfungen. Grundlage ist die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA). Deutschland setzt mit dem Wachstumschancengesetz erste ViDA-Maßnahmen um. Ab dem 1.7.2030 sollen auch Rechnungen an Geschäftspartner in anderen EU-Staaten als E-Rechnung laufen.
Welche Vorteile bietet Lexware Office bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht?
Mit Lexware Office empfängst, erstellst und archivierst du E-Rechnungen in einer Software.
- Empfangen. Eingehende XML-Dateien macht Lexware Office sofort lesbar, liest die Werte automatisch aus und schlägt dir das passende Buchungskonto vor.
- Erstellen. Du erstellst E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD. Der Rechnungseditor zeigt dir den Status an, und eine Checkliste prüft jede Pflichtangabe.
- Versenden. Deine E-Rechnungen verschickst du per E-Mail oder stellst sie im Kundencenter bereit, auch mobil über die Lexware App.
- Archivieren. Jede E-Rechnung legt Lexware Office GoBD-konform und revisionssicher zehn Jahre lang ab, vorgeschrieben sind acht Jahre.
E-Rechnungen empfängst, verarbeitest und archivierst du in jeder Version von Lexware Office. Ab Version M erstellst und übermittelst du sie auch. Mehr dazu erfährst du auf der Seite zu E-Rechnungssoftware.
