Ein Angebot nennt deinem Kunden Leistung, Preis und Bedingungen und legt fest, wie lange es gilt. Unsere kostenlose Angebotsvorlage für Word gibt dir dafür ein fertiges Muster mit allen wichtigen Angaben.
Bei ein, zwei Angeboten im Monat genügt das Muster. Sagt dein Kunde zu, überträgst du die Positionen aber von Hand in Auftragsbestätigung und Rechnung.
Angebotsvorlage für Word: kostenloses Muster zum Download
Die Vorlage enthält ein Musterangebot mit zwei Positionen, Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag, dazu Angebotsnummer und ein Feld für die Gültigkeit. Mit der kostenlosen Vorlage für Word schreibst du dein Angebot, die Muster für die Schritte danach stehen in der Tabelle.
| Vorlage | Download |
|---|---|
| Angebot Musterangebot mit Gültigkeit, Netto- und Gesamtbetrag | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Auftragsbestätigung Für die Zusage deines Kunden, mit Bezug auf dein Angebot | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Kostenvoranschlag Wenn der Preis vorab noch nicht feststeht | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Weitere Vorlagen Für die Rechnung nach dem erledigten Auftrag | Übersicht aller Rechnungsvorlagen |
Angebotsvorlage: Diese Angaben gehören in dein Angebot
Pflichtangaben wie bei einer Rechnung schreibt das Gesetz für ein Angebot nicht vor. Damit dein Kunde vergleichen und zusagen kann, gehören aber diese Angaben hinein:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Datum und Angebotsnummer, ähnlich wie eine Rechnungsnummer
- die Lieferung oder Leistung mit Menge und genauer Beschreibung
- Preise, Rabatte und Zusatzkosten, etwa für Versand oder Verpackung
- Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen mit Fristen
- die Gültigkeit des Angebots als festes Datum oder Zeitraum
- bei Bedarf Freizeichnungsklauseln und ein Hinweis auf deine AGB
- im Fußtext deine Kontoverbindung und, falls vorhanden, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Ist dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen, etwa als GmbH, UG oder e. K., gehören zusätzlich Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer auf jedes Angebot, bei der GmbH außerdem die Geschäftsführer.
Beispiel: So sieht ein Angebot für eine Dienstleistung aus
Du bietest einem Kunden die jährliche Wartung seiner Heizung an. Zur Wartung kommen Arbeitszeit und Anfahrt, eine Variante mit Verschleißteilen gibst du als Alternative mit an:
| Position | Menge | Preis netto |
|---|---|---|
| Wartung Gas-Brennwerttherme | 1 Pauschale | 189,00 € |
| Arbeitszeit Monteur, 68,00 € je Stunde | 2 Std. | 136,00 € |
| Anfahrtspauschale | 1 | 35,00 € |
| Alternativ zu Pos. 1: Wartung inkl. Verschleißteilen | 1 Pauschale |
249,00 € (nicht in der Summe) |
| Nettobetrag | 360,00 € | |
| zzgl. 19 % Umsatzsteuer | 68,40 € | |
| Gesamtbetrag | 428,40 € |
Dazu kommen Angebotsnummer, Datum und Gültigkeit. Die Alternative steht im Angebot, zählt aber nicht zur Summe. So sieht dein Kunde beide Wege und entscheidet selbst.
Formulierungen für dein Angebotsschreiben
Diese Sätze kannst du direkt in deine Vorlage übernehmen. Mehr Tipps für überzeugende Angebote findest du im Ratgeber Angebot schreiben.
| Wofür | Mustertext |
|---|---|
| Einleitung | „Vielen Dank für Ihre Anfrage. Gerne unterbreiten wir Ihnen folgendes Angebot:“ |
| Gültigkeit | „Dieses Angebot ist gültig bis zum [Datum].“ oder „Dieses Angebot gilt 4 Wochen.“ |
| Unverbindliches Angebot | „Dieses Angebot ist freibleibend und unverbindlich.“ |
| Abschluss | „Wir freuen uns auf Ihren Auftrag. Bei Fragen erreichen Sie uns unter [Telefon].“ |
Info
Schritt für Schritt: dein Angebot mit der Vorlage
Mit unserem Muster schreibst du dein Angebot in wenigen Schritten: Trag deine Daten, den Kunden, das Datum und die Angebotsnummer ein. Beschreib die Leistung mit Menge und Preis und rechne Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag nach. Leg fest, bis wann das Angebot gilt, und speichere es als PDF, damit dein Kunde nichts verändern kann.
Ist ein Angebot rechtlich bindend?
Ja. Nach § 145 BGB bist du an dein Angebot gebunden, außer du hast die Bindung ausgeschlossen. Nimmt dein Kunde rechtzeitig an, kommt der Vertrag zustande. Lehnt er ab oder lässt er die Frist verstreichen, ist das Angebot erledigt (§ 146 BGB).
Willst du dich nicht festlegen, machst du ein freibleibendes Angebot mit einer Klausel wie „Preis freibleibend“, „unverbindliches Angebot“ oder „solange der Vorrat reicht“. Nimmt dein Kunde ein solches Angebot an, machst du den Auftrag erst mit deiner Bestätigung fest.
Wie lange ist ein Angebot gültig?
| Situation | So lange gilt dein Angebot |
|---|---|
| Du nennst eine Frist | bis zum genannten Datum, etwa „gültig bis 30.11.2026“ |
| Schriftlich ohne Frist | so lange, wie du unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst (§ 147 Abs. 2 BGB) |
| Mündlich oder am Telefon | nur bis zum Ende des Gesprächs (§ 147 Abs. 1 BGB) |
Wie lange „normale Umstände“ dauern, hängt vom Einzelfall ab: davon, wie lange der Versand dauert, wie viel Zeit dein Kunde zum Überlegen braucht und wie schnell seine Antwort ankommt. Nenn deshalb immer ein festes Datum oder einen Zeitraum, etwa „Dieses Angebot gilt 4 Wochen“.
Angebote in Word verwalten: Hier wird es mühsam
Laufen mehrere Angebote parallel, verlierst du mit einzelnen Word-Dateien schnell den Überblick. Drei Fragen tauchen dann immer wieder auf.
„Hat der Kunde eigentlich schon zugesagt?“
Deine Angebote liegen als einzelne Dateien im Ordner. Welche offen, angenommen oder bald abgelaufen sind, siehst du nur mit einer eigenen Liste. Ein Angebot, bei dem du nicht nachfasst, verfällt still.
„Jetzt alles noch mal in die Rechnung tippen?“
Sagt dein Kunde zu, schreibst du in Word Auftragsbestätigung und Rechnung neu. Positionen, Preise und Rabatte überträgst du von Hand, und jeder Zahlendreher landet beim Kunden.
„Kann ich auch die andere Variante haben?“
Will dein Kunde zwischen zwei Varianten wählen, schreibst du in Word zwei Angebote oder rechnest die Summe um. Bis er sich entschieden hat, gehen weitere Mails hin und her.
Vom Angebot zur Rechnung: Vorlage und Software im Vergleich
Zwischen Anfrage und Rechnung liegen mehrere Schritte. Was du mit der Word-Vorlage selbst erledigst und was Lexware Office übernimmt, zeigt die Tabelle. In Lexware Office nimmt dein Kunde das Angebot sogar online im Kundencenter an.
| Was du brauchst | Word-Vorlage | Lexware Office |
|---|---|---|
| Fortlaufende Angebotsnummer | trägst du selbst ein | vergibt die Software |
| Gültigkeit des Angebots | Datum selbst eintragen | Pflichtfeld in jedem Angebot |
| Summen und Umsatzsteuer | rechnest du nach | berechnet die Software |
| Varianten für den Kunden | ein Angebot je Variante | Alternativpositionen, die nicht mitzählen |
| Zusage des Kunden | per Mail oder Telefon, dann selbst notieren | online im Kundencenter, der Status wechselt automatisch |
| Auftragsbestätigung und Rechnung | alles neu abtippen | mit einem Klick weiterführen |
Tipp
Wenige Angebote ohne Varianten: Hier kommst du mit Word aus
Du schreibst ein, zwei Angebote im Monat, meist ohne Varianten? Dann kommst du mit der Vorlage gut zurecht. Führ eine Liste mit Angebotsnummer, Gültigkeit und Status, damit kein Angebot unbemerkt abläuft. Laufen mehr Angebote parallel oder machst du daraus regelmäßig Rechnungen, spart dir eine Software die meiste Zeit.
Von der Word-Vorlage zu einem Rechnungsprogramm wechseln
Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich. Du musst nichts nachtragen und keinen Stichtag abwarten.
- Alte Rechnungen bleiben, wo sie sind. Bewahre sie einfach weiter auf.
- Die Rechnungsnummer zählt weiter. Du trägst die letzte Nummer ein und zählst von dort.
- Übertrage nur die offenen Posten. Bezahlte Rechnungen bleiben im Archiv.
- Lege deine wichtigsten Kunden an. Der Rest folgt nach und nach.
- Die nächste Rechnung ist der Umstieg. Du kannst sie online erstellen und direkt als PDF oder E-Rechnung versenden.
Häufige Fragen zum Angebot schreiben
Wie schreibe ich ein Angebot?
Trag deine Daten und die deines Kunden ein, beschreib die Leistung mit Menge und Preis und nenn Umsatzsteuer und Gesamtbetrag. Leg fest, bis wann das Angebot gilt, und schick es als PDF per E-Mail.
Was ist der Unterschied zwischen Angebot und Kostenvoranschlag?
Ein Angebot nennt einen festen Preis, an den du gebunden bist. Ein Kostenvoranschlag ist eine Schätzung. Zeichnet sich ab, dass die Kosten deutlich darüber liegen, musst du deinen Kunden sofort informieren (§ 649 BGB). In Lexware Office gibt es keine eigene Belegart für den Kostenvoranschlag.
Muss ein Angebot unterschrieben sein?
Nein. Ein Angebot als PDF oder per E-Mail gilt ohne Unterschrift. Möchtest du die Zusage deines Kunden mit Unterschrift, lässt du ihn in der Lexware Office iOS-App direkt auf dem iPad oder iPhone unterschreiben.
Gehört die Umsatzsteuer ins Angebot?
Privatkunden nennst du den Gesamtpreis inklusive Umsatzsteuer, das verlangt die Preisangabenverordnung. Geschäftskunden rechnen netto, deshalb weist du dort Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag getrennt aus. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus.
Was passiert, wenn mein Kunde das Angebot annimmt?
Dann kommt der Vertrag zustande. Bestätige den Auftrag schriftlich, am besten mit einer Auftragsbestätigung, damit ihr beide denselben Stand habt. Ist die Arbeit erledigt, folgt die Rechnung.
