Eine saubere Vorlage reicht dir für den Privatverkauf oder die einmalige Dienstleistung? Dann nimm unsere kostenlose Vorlage für die Privatrechnung. Du füllst Namen, Ware und Betrag aus, speicherst sie als PDF und gibst sie deinem Käufer mit.
Kommen mit der Zeit mehr Rechnungen dazu, lohnt sich ein Rechnungsprogramm, das dir das Tippen abnimmt. Wie das in Lexware Office aussieht, kannst du dir direkt anschauen.
Deine Privatrechnung ganz einfach und professionell nach Vorlage erstellen
Die Vorlage enthält eine Musterrechnung mit zwei Positionen, Rechnungsbetrag und Zahlungsbedingungen. Du ersetzt die Platzhalter durch deine Daten, speicherst die Rechnung als PDF und gibst sie dem Käufer. Wird aus dem Verkauf ein Nebenverdienst, findest du in der Tabelle auch die Vorlagen für Freiberufler und Kleinunternehmer.
| Vorlage | Download |
|---|---|
| Privatrechnung Für Privatverkauf und einmalige Leistungen, ohne Umsatzsteuer | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Rechnung für Freiberufler Wenn du nebenberuflich freiberuflich arbeitest | Rechnungsvorlage Freiberufler |
| Rechnung als Kleinunternehmer Wenn aus dem Verkauf ein Gewerbe wird | Rechnungsvorlage Kleinunternehmer |
| Weitere Vorlagen Mit Umsatzsteuer, für Kleinbeträge oder Kunden im Drittland | Übersicht aller Rechnungsvorlagen |
Diese Angaben sollte deine Privatrechnung enthalten
Für Privatpersonen schreibt das Gesetz keine Pflichtangaben vor. Damit Käufer und Verkäufer später nachweisen können, was verkauft wurde, gehören diese Angaben hinein:
- Angaben zum Verkäufer: Kompletter Name und Anschrift
- Angaben zum Käufer: Kompletter Name und Anschrift
- Rechnungsdatum
- Datum des Verkaufs bzw. der erbrachten Dienstleistung
- Informationen zur verkauften Ware bzw. der abgerechneten Leistung, beispielsweise Menge oder Umfang
- Ein Satz wie „Privatverkauf, Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen“
- Bei gebrauchten Sachen auf Wunsch ein Gewährleistungsausschluss
Sollte die verkaufte Ware Mängel aufweisen, informierst du deinen Kunden darüber und machst dazu einen entsprechenden Vermerk auf deiner Privatrechnung. Als Privatperson kannst du die Gewährleistung ausschließen, etwa mit dem Satz „Verkauf unter Ausschluss jeglicher Sachmängelhaftung“. Mängel, die du kennst, musst du trotzdem nennen.
Info
Wie viel darfst du mit einer Privatrechnung steuerfrei einnehmen?
Der angegebene Rechnungsbetrag der Privatrechnung in der entsprechenden Vorlage an sich unterliegt keiner Obergrenze. Steuerlich gilt: Verkaufst du Gegenstände des täglichen Gebrauchs, etwa Kleidung, Möbel oder ein altes Fahrrad, bleibt der Erlös steuerfrei. Verkaufst du andere Dinge, die du weniger als ein Jahr besessen hast, etwa Konzertkarten oder Schmuck, bleibt dein Gewinn steuerfrei, solange er im Jahr unter 1.000 € liegt. Hilfst du gelegentlich gegen Geld aus, etwa bei einem Umzug, bleiben deine Einnahmen daraus steuerfrei, solange sie im Jahr unter 256 € liegen. Erreichst du eine dieser Grenzen, versteuerst du den gesamten Betrag.
Beispiel: So sieht eine Privatrechnung aus
Du verkaufst über eine Kleinanzeige deinen gebrauchten Kinderwagen samt Babyschale. Der Käufer holt beides ab, zahlt bar und möchte eine Rechnung:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Kinderwagen, gebraucht | 180,00 € |
| Babyschale, gebraucht | 60,00 € |
| Rechnungsbetrag | 240,00 € |
Darunter stehen die Sätze „Privatverkauf, Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen.“ und „Verkauf unter Ausschluss jeglicher Sachmängelhaftung.“ Bei Barzahlung ergänzt du „Betrag bar erhalten am [Datum]“ und unterschreibst.
Vorlage Privatrechnung Word Vorlage Privatrechnung Excel
Info
Plattformen melden deine Verkäufe ans Finanzamt
Verkaufst du über Plattformen wie eBay, Etsy oder Vinted, meldet die Plattform deine Daten an das Finanzamt, sobald du dort im Jahr 30 Verkäufe oder 2.000 € Einnahmen erreichst. Die Meldung ist noch keine Steuer. Sie zeigt dem Finanzamt nur, wo es genauer hinsehen kann.
Privat oder schon gewerblich? Der Überblick
Ob du privat verkaufst oder schon gewerblich, entscheidet darüber, ob du dich anmelden musst, was auf deine Rechnung gehört und wie deine Einnahmen versteuert werden. Die Tabelle zeigt dir die Unterschiede auf einen Blick.
| Privat | Gewerblich oder freiberuflich | |
|---|---|---|
| Typischer Fall | eigene gebrauchte Sachen verkaufen, einmal gegen Geld aushelfen | Waren zum Weiterverkauf einkaufen, regelmäßig Leistungen gegen Geld anbieten |
| Anmeldung | keine | Gewerbeamt und Finanzamt, als Freiberufler nur Finanzamt |
| Rechnung | nur auf Wunsch, ohne feste Vorgaben | mit Pflichtangaben, als Kleinunternehmer mit Hinweis auf § 19 UStG |
| Umsatzsteuer | wird nicht ausgewiesen | als Kleinunternehmer befreit bis 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr |
| Steuer auf Einnahmen | Gebrauchsgegenstände steuerfrei, sonst Freigrenzen | Einkommensteuer auf den Gewinn |
Rechnung als Kleinunternehmer: Was sich dann ändert
Die Kleinunternehmerregelung betrifft dich erst, wenn du gewerblich oder freiberuflich tätig bist. Dann bist du Unternehmer und weist trotzdem keine Umsatzsteuer aus, solange du unter den Umsatzgrenzen bleibst. Als Kleinunternehmer musst du bei deinem Finanzamt keine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung einreichen.
Du giltst als Kleinunternehmer, wenn dein Umsatz im vergangenen Jahr höchstens 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt.
Auf jeder Rechnung stehen dann deine Steuernummer und ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ In unserer Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer sind diese Angaben schon vorgesehen. Du ergänzt nur noch deine Daten. Eine Rechnungsnummer schreibt das Gesetz für Kleinunternehmer nicht vor, für deine Ablage ist sie trotzdem sinnvoll.
Aus privat wird nebenberuflich: Hier stoßen Word und Excel an ihre Grenzen
Viele schreiben für den einmaligen Verkauf ihre Rechnungen mit Word oder Excel. Das funktioniert eine ganze Weile gut. Verdienst du regelmäßig dazu, ändern sich die Anforderungen an deine Rechnungen.
Ab wann bin ich eigentlich gewerblich?
Eine feste Umsatzgrenze gibt es nicht. Sobald du eine selbstständige Tätigkeit ausübst, die dauerhaft angelegt und auf Gewinnerzielung abzielt, bist du gewerblich oder freiberuflich tätig. Dann reicht eine Privatrechnung nicht mehr.
In Lexware Office stehen alle Pflichtangaben für Kleinunternehmer automatisch auf der Rechnung.
„Wie lautet der Hinweis zur Kleinunternehmerregelung noch mal?“
In Word formulierst du den Satz zur Steuerbefreiung selbst und kopierst ihn in jede Rechnung. Fehlt er einmal, fragt dein Kunde nach, und im schlimmsten Fall das Finanzamt.
Lexware Office setzt den Hinweis nach § 19 UStG automatisch auf jede Rechnung.
„Was will das Finanzamt am Jahresende sehen?“
Als Kleinunternehmer gibst du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ab. Dafür suchst du alle Rechnungen und Belege des Jahres aus Ordnern, Mails und Fotos zusammen.
In Lexware Office liegen Rechnungen und Belege an einem Ort, die EÜR erstellst du ab Paket L per Klick.
Vom Privatverkauf zum Nebenverdienst: Was Lexware Office übernimmt
Die Tabelle zeigt, was beim Schritt vom Privatverkauf zum Nebenverdienst bei dir bleibt, wenn du eine Rechnungsvorlage nutzt und was Lexware Office übernimmt. Mehr dazu findest du beim Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.
| Was du brauchst | Word-Vorlage | Lexware Office |
|---|---|---|
| Hinweis zur Kleinunternehmerregelung | selbst formulieren | automatisch auf jeder Rechnung |
| Rechnungsnummer | selbst hochzählen | vergibt die Software |
| Zahlungseingang prüfen | Kontoauszug durchsehen | Abgleich mit dem Bankkonto |
| Belege fürs Finanzamt | in Ordnern sammeln | an einem Ort, EÜR ab Paket L |
| Rechnung von unterwegs | nur am Rechner | auch per App |
Tipp
Wann sollte ich ein Gewerbe anmelden?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Entscheidend ist, warum du verkaufst. Räumst du deinen eigenen Keller oder Kleiderschrank aus, bleibt das privat, auch wenn es viele Verkäufe werden. Kaufst du dagegen gezielt Waren ein, um sie mit Gewinn weiterzuverkaufen, bist du in der Regel gewerblich unterwegs. Das gilt schon ab dem ersten Verkauf, wenn du es wiederholt so machen willst. Dann musst du ein Gewerbe anmelden. Bist du unsicher, frag bei deinem Finanzamt nach.
Von der Word-Vorlage zu einem Rechnungsprogramm wechseln
Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich. Du musst nichts nachtragen und keinen Stichtag abwarten.
- Alte Rechnungen bleiben, wo sie sind. Bewahre sie einfach weiter auf.
- Die Rechnungsnummer zählt weiter. Du trägst die letzte Nummer ein und zählst von dort.
- Übertrage nur die offenen Posten. Bezahlte Rechnungen bleiben im Archiv.
- Lege deine wichtigsten Kunden an. Der Rest folgt nach und nach.
- Die nächste Rechnung ist der Umstieg. Du kannst sie online erstellen und direkt als PDF oder E-Rechnung versenden.
Häufig gestellte Fragen zu Privatrechnung mit Vorlage schreiben
Wann muss ich eine Privatrechnung ausstellen?
Bei einem Privatverkauf musst du grundsätzlich keine Rechnung schreiben. Wünscht dein Käufer einen Kaufbeleg, etwa als Nachweis für Garantie oder Versicherung, ist eine Rechnung trotzdem sinnvoll. Eine Vorlage hilft dir dabei, alle relevanten Posten zu erfassen. Ob der Käufer per Überweisung oder bar bezahlst, spielt keine Rolle: Ein Verbot für Barzahlungen gibt es nicht. Nur wer Handwerker- oder haushaltsnahe Leistungen von der Steuer absetzen will, muss per Überweisung zahlen.
Gibt es genaue Vorgaben für eine Privatrechnung?
Eine Privatrechnung betrifft meist eine einmalige Transaktion. Du musst dafür kein Gewerbe anmelden und die Vorgaben für gewerbliche Rechnungen gelten nicht. Auch ein Widerrufsrecht gibt es bei privatem Handel nicht. Ob du die Einnahmen versteuern musst, hängt davon ab, was du verkaufst. Stellst du regelmäßig Privatrechnungen für Waren oder Dienstleistungen aus, musst du dich anmelden: als Gewerbetreibender beim Gewerbeamt, als Freiberufler (z. B. Übersetzerin oder Journalist) beim Finanzamt.
Darf ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Ja. Für einen Privatverkauf oder eine einmalige Leistung brauchst du kein Gewerbe. Weise dabei keine Mehrwertsteuer aus. Tust du es trotzdem, schuldest du den Betrag dem Finanzamt. Mehr Hintergrund liest du im Ratgeber Rechnung schreiben als Privatperson.
Kann ich als Privatperson eine Rechnung an eine Firma schreiben?
Ja. Verkaufst du privat etwas an ein Unternehmen, schreibst du eine normale Privatrechnung ohne Umsatzsteuer. Die Firma kann daraus keine Vorsteuer ziehen, bucht sie aber als Beleg.
Brauche ich eine Steuernummer auf der Privatrechnung?
Nein. Eine Steuernummer gehört erst auf deine Rechnungen, wenn du gewerblich oder freiberuflich tätig bist. Deine persönliche Steuer-ID schreibst du nicht auf eine Rechnung.
Muss ich eine Privatrechnung unterschreiben?
Nein. Bei Barzahlung ist ein Vermerk „Betrag bar erhalten“ mit Datum und Unterschrift aber ein guter Nachweis für beide Seiten.
Was ändert sich, wenn ich ein Gewerbe anmelde?
Du bist dann Unternehmer. Auf deine Rechnungen gehören deine Steuernummer und als Kleinunternehmer der Hinweis auf § 19 UStG. Rechnungen und Belege bewahrst du acht Jahre auf und gibst eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ab.
