Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Unsere kostenlose Rechnungsvorlagen für Word und Excel enthalten den Hinweis schon, du ergänzt nur deine Daten. Bei ein paar Rechnungen im Monat reicht das völlig.
Wächst dein Umsatz und du willst die Umsatzgrenze nicht bei jeder Rechnung selbst im Blick behalten? Dann erstellst du deine Rechnungen mit Lexware Office in wenigen Klicks.
Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmer
In der Musterrechnung stehen zwei Positionen, die Summe ohne Umsatzsteuer und der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Mit den folgenden Vorlagen für Word und Excel schreibst du als Kleinunternehmer jede Rechnung ohne Umsatzsteuer, ohne bei null anzufangen.
| Vorlage | Download |
|---|---|
| Rechnung als Kleinunternehmer Ohne Umsatzsteuer, mit Hinweis nach § 19 UStG | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Kleinbetragsrechnung Für Beträge bis 250 € brutto, auch als Kleinunternehmer | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Rechnung mit Umsatzsteuer Nach Überschreiten der Umsatzgrenze oder Verzicht | Vorlage mit Umsatzsteuer |
| Weitere Vorlagen Für Freiberufler, Privatverkauf oder Kunden im Drittland | Übersicht aller Rechnungsvorlagen |
Vorlage für die Rechnung ohne Umsatzsteuer: Pflichtangaben
Seit 2025 gilt für Kleinunternehmer eine eigene, kürzere Liste an Pflichtangaben in § 34a UStDV. Auf deine Rechnung gehören:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Rechnungsdatum
- Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
- der Rechnungsbetrag
- der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt
Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht mehr. Trag beides trotzdem ein: Mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer findest du jede Rechnung wieder, und dein Kunde kann sie eindeutig zuordnen.
Für kleine Beträge geht es noch einfacher. Eine Kleinbetragsrechnung – also eine vereinfachte Rechnung für Beträge bis 250 € brutto – muss die Umsatzsteuer zwar nicht gesondert als Betrag ausweisen. Sie muss jedoch den Steuersatz oder einen Hinweis auf Steuerbefreiung enthalten.
Für wen ist die Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer gedacht?
Die Vorlage ist für alle, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen: Gewerbetreibende, Freiberufler und andere Selbstständige mit überschaubarem Umsatz. Du weist keine Umsatzsteuer aus, und die Umsatzsteuervoranmeldung entfällt in der Regel. Eine Umsatzsteuererklärung gibst du nur ab, wenn das Finanzamt sie anfordert. Voraussetzung sind diese Umsatzgrenzen:
| Zeitraum | Umsatz höchstens |
|---|---|
| Vorjahr | 25.000 Euro |
| Laufendes Jahr | 100.000 Euro |
| Gründungsjahr | 25.000 Euro |
Die Grenze im laufenden Jahr wirkt sofort, ebenso die 25.000 Euro € im Gründungsjahr: Schon der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, unterliegt der Regelbesteuerung. Ab dieser Rechnung weist du Umsatzsteuer aus und brauchst die Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer.
Du kannst auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, etwa wenn du viel investierst und dir die Vorsteuer aus deinen Einkäufen erstatten lassen willst. Verzichtest du, bist du fünf Jahre daran gebunden.
Info
Rechnung ohne Umsatzsteuer aus anderen Gründen
Nicht nur Kleinunternehmer schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Auch bei steuerfreien Leistungen nach § 4 UStG, etwa wenn du als Arzt oder Versicherungsvertreter arbeitest, steht keine Umsatzsteuer auf der Rechnung, ebenso wenn dein Geschäftskunde im EU-Ausland die Steuer schuldet. Die Vorlage passt dann genauso, du tauschst nur den Hinweis gegen den passenden Grund aus.
Hinweis auf der Rechnung ohne Umsatzsteuer
Wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, darfst du in deinen Rechnungen weder offen noch indirekt die Umsatzsteuer ausweisen. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst du vor allem, wenn du mit Unternehmen im EU-Ausland Geschäfte machst. Wenn du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellst, musst du den Leistungsempfänger auf die fehlende Umsatzsteuer hinweisen, damit er nicht darüber stolpert – zum Beispiel mit einem Hinweis wie „Abrechnung nach § 19 Abs. 1 UStG ohne Umsatzsteuer (Kleinunternehmerregelung)“. Ein Satz am Ende der Abrechnung reicht.
Diese Formulierungen erfüllen denselben Zweck:
| Formulierung | Wann sie gut passt |
|---|---|
| „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ | kurz und bei Kunden bekannt |
| „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung gemäß § 19 Abs. 1 UStG“ | nennt die Steuerbefreiung beim Namen |
| „Der Rechnungsbetrag ist Gegenstand der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.“ | für Kunden, die mit dem Begriff etwas anfangen können |
Fehler bei der Abrechnung kommen vor. Gerade bei Kleinunternehmern, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, prüft das Finanzamt Rechnungen aber sehr sorgfältig. Fehlt der Hinweis auf die fehlende Umsatzsteuer oder eine andere Angabe, kann das für dich unangenehme Konsequenzen haben.
Beispiel: Musterrechnung eines Kleinunternehmers
Ein Fotograf nutzt die Kleinunternehmerregelung und rechnet ein Portraitshooting ab. Seine Rechnung sieht so aus:
| Leistung | Betrag |
|---|---|
| Portraitshooting, 2 Stunden à 90,00 € | 180,00 € |
| Bildbearbeitung, 10 Bilder à 8,00 € | 80,00 € |
| Rechnungsbetrag | 260,00 € |
Unter dem Betrag steht „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum und seine Steuernummer stehen im Briefkopf. Eine Zeile mit Umsatzsteuer, auch mit 0 %, lässt sie weg.
Kleinunternehmer-Rechnungen in Word und Excel: Wo es im Alltag hakt
Am Anfang füllst du das Muster schnell aus. Mit der Zeit kommen aber Fragen dazu, die Rechnungen mit Word oder Excel nicht beantworten können.
„Wie nah bin ich schon an der Umsatzgrenze?“
Word zählt nicht mit. Deinen Umsatz addierst du selbst aus allen Rechnungsdateien. Überschreitest du unbemerkt die 100.000 € im laufenden Jahr oder die 25.000 Euro im Gründungsjahr, stimmen deine nächsten Rechnungen nicht mehr.
„Stand die Steuernummer auch auf der letzten Rechnung?“
Meist kopierst du die letzte Rechnung und überschreibst Kunde, Datum und Beträge. Dabei wandert schnell eine alte Nummer mit, oder der Hinweis fehlt, weil du die falsche Datei erwischt hast.
„Ab morgen mit Umsatzsteuer, und jetzt?“
Wechselst du zur Regelbesteuerung, gehört auf jede Rechnung die Umsatzsteuer, und die Umsatzsteuervoranmeldung kommt dazu. In Word oder Excel baust du dafür jede Vorlage um.
„Ein Lieferant schickt mir eine E-Rechnung, was mache ich damit?“
E-Rechnungen empfangen musst du seit 2025 auch als Kleinunternehmer. Eine XRechnung ist eine Datei mit strukturierten Daten, kein PDF. Ohne passendes Programm siehst du darin nur Code, und mit Word kannst du sie weder öffnen noch ablegen.
Word-Muster oder Rechnungsprogramm: der Vergleich für Kleinunternehmer
Was bei jeder Kleinunternehmer-Rechnung an dir hängt und was ein Rechnungsprogramm erledigt, siehst du hier. Alle Funktionen zeigt dir die Seite zur Rechnungssoftware für Kleinunternehmer.
| Aufgabe | Mit dem Word-Muster | Mit Lexware Office |
|---|---|---|
| Hinweis nach § 19 UStG | in jede Datei übernehmen | ✅ steht automatisch auf jeder Rechnung |
| Rechnungsnummer | selbst weiterzählen | ✅ zählt automatisch weiter |
| Umsatzgrenze im Blick | Umsätze selbst addieren | ✅ im Dashboard prüfen |
| Wechsel zur Regelbesteuerung | alle Vorlagen umbauen | ✅ im Account umstellen, Umsatzsteuervoranmeldung ab Paket L |
| Belege und Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) | in Ordnern sammeln | ✅ an einem Ort, EÜR ab Paket L |
| E-Rechnungen empfangen und erstellen | nicht möglich | ✅ empfangen, lesen und als E-Rechnung versenden, ab Paket M |
Tipp
Wann das Word-Muster genügt
Du startest gerade, schreibst ein paar Rechnungen im Monat und bist weit weg von 25.000 Euro Jahresumsatz? Dann kommst du mit der Word-Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer gut aus. Notier dir Rechnungsnummer, Datum und Betrag in einer Liste, so behältst du auch deinen Umsatz im Auge. Gehst du auf die Grenze zu, nimmt dir ein Rechnungsprogramm das Mitrechnen ab.
Von der Word-Vorlage zu einem Rechnungsprogramm wechseln
Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich. Du musst nichts nachtragen und keinen Stichtag abwarten.
- Alte Rechnungen bleiben, wo sie sind. Bewahre sie einfach weiter auf.
- Die Rechnungsnummer zählt weiter. Du trägst die letzte Nummer ein und zählst von dort.
- Übertrage nur die offenen Posten. Bezahlte Rechnungen bleiben im Archiv.
- Lege deine wichtigsten Kunden an. Der Rest folgt nach und nach.
- Die nächste Rechnung ist der Umstieg. Du kannst sie online erstellen und direkt als PDF oder E-Rechnung versenden.
Häufige Fragen zur Rechnung als Kleinunternehmer
Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung?
Nimm deine Daten, die deines Kunden und deine Steuernummer auf, beschreib die Leistung und nenn den Betrag ohne Umsatzsteuer. Darunter setzt du den Hinweis auf § 19 UStG. Rechnungsdatum, Leistungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer machen die Rechnung komplett.
Gibt es eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer?
Ja. Oben auf dieser Seite lädst du sie als Word-Datei herunter, der Hinweis nach § 19 UStG steht schon drin. Für Beträge bis 250 € gibt es zusätzlich eine Vorlage für die Kleinbetragsrechnung.
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer aus Versehen Umsatzsteuer ausweise?
Dann schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt. Korrigieren kannst du den Fehler mit einer berichtigten Rechnung ohne Umsatzsteuer, etwa mit unserem Muster für Stornorechnung und Rechnungskorrektur.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Deine Rechnungen darfst du dauerhaft als PDF oder auf Papier verschicken. Freiwillig kannst du E-Rechnungen trotzdem versenden. Empfangen musst du E-Rechnungen aber, denn das gilt seit 2025 für jedes Unternehmen. Mehr dazu in unserem Überblick zur E-Rechnungspflicht.
Gilt die Kleinbetragsrechnung auch für Kleinunternehmer?
Ja. Bei Beträgen bis 250 € brutto reichen Name und Anschrift von dir, Rechnungsdatum, Leistung, Betrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Kundendaten und Steuernummer kannst du dann weglassen.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Nur, wenn das Finanzamt sie anfordert. Eine Umsatzsteuervoranmeldung gibst du in der Regel nicht ab. Deinen Gewinn ermittelst du trotzdem jedes Jahr mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
