Eine Rechnung mit Umsatzsteuer nennt für jeden Steuersatz den Nettobetrag, den Steuersatz und den Steuerbetrag. Für die meisten Leistungen gilt der Regelsatz von 19 %, für Bücher oder die meisten Lebensmittel der ermäßigte Satz von 7 %. Unsere kostenlosen Rechnungsvorlage für Word und Excel zeigen dir beide Sätze an einer Musterrechnung.
Bei ein paar Rechnungen im Monat genügt das Muster. Je mehr Rechnungen du schreibst, desto mehr Steuerbeträge rechnest du von Hand nach.
Rechnung mit Umsatzsteuer: Vorlage und Muster kostenlos herunterladen
Die Musterrechnung hat zwei Positionen, eine mit 19 % und eine mit 7 %, dazu einen Rabatt und einen Skonto-Hinweis. Mit den folgenden Vorlagen schreibst du jede Rechnung mit Umsatzsteuer.
| Vorlage | Download |
|---|---|
| Rechnung mit Umsatzsteuer Musterrechnung mit 7 % und 19 % Umsatzsteuer | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Rechnung ohne Umsatzsteuer Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt | ↓ WORD · ↓ EXCEL |
| Weitere Vorlagen Für Freiberufler, Kleinbeträge oder den Privatverkauf | Übersicht aller Rechnungsvorlagen |
Pflichtangaben auf der Rechnung mit Umsatzsteuer
Welche Angaben auf deine Rechnung gehören, regelt § 14 Abs. 4 UStG:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- das Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
- das Liefer- oder Leistungsdatum
- das Nettoentgelt je Steuersatz und vereinbarte Rabatte oder Skonti
- der Steuersatz und der Steuerbetrag, bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
Fehlt eine Angabe, darf dein Kunde die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen und bittet um eine Korrektur. Dein Geld kommt später an, und das spürst du direkt in deiner Liquidität.
Wann gehört die Umsatzsteuer in die Rechnung?
Bist du umsatzsteuerpflichtig, weist du auf jeder Rechnung die Umsatzsteuer aus. Das betrifft alle Gewerbetreibenden und Freiberufler, die die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen, etwa weil ihr Umsatz im Vorjahr über 25.000 Euro oder im laufenden Jahr über 100.000 Euro lag.
Info
In diesen Fällen fehlt die Umsatzsteuer auf der Rechnung
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG setzen statt der Umsatzsteuer einen Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung.
- Bei steuerfreien Leistungen nach § 4 UStG, etwa ärztlichen Heilbehandlungen, nennst du, warum sie steuerfrei sind.
- Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet dein Kunde die Steuer, etwa bei Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland. Auf die Rechnung kommt der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
19 oder 7 %: Welcher Steuersatz gilt für deine Rechnung?
| Steuersatz | Gilt zum Beispiel für |
|---|---|
| 19 % | die meisten Waren und Dienstleistungen, etwa Beratung, Handwerk, Design oder IT |
| 7 % | Bücher und Zeitungen, die meisten Lebensmittel, Speisen in der Gastronomie (seit 2026, Getränke bleiben bei 19 %), Hotelübernachtungen, Urheberrechte, etwa an einem Text für einen Verlag |
Der ermäßigte Steuersatz gilt nur in Fällen, die das Umsatzsteuergesetz ausdrücklich nennt. Im Zweifel fragst du vor der ersten Rechnung deine Steuerberatung.
Beispiel: So sieht eine Rechnung mit Mehrwertsteuer aus
Du lieferst einem Café 10 kg Kaffeebohnen zu 7 % und eine Kaffeemühle zu 19 %. Die Rechnung aus diesem Beispiel weist die Umsatzsteuer für beide Sätze getrennt aus:
| Position | Netto | Steuersatz | Umsatzsteuer |
|---|---|---|---|
| 10 kg Kaffeebohnen à 18,00 € | 180,00 € | 7 % | 12,60 € |
| 1 Kaffeemühle | 400,00 € | 19 % | 76,00 € |
| Summe | 580,00 € | 88,60 € | |
| Gesamtbetrag | 668,60 € |
Nur wenn beide Sätze getrennt draufstehen, kann dein Kunde die 88,60 € als Vorsteuer abziehen.
Achtung
Falsche Umsatzsteuer auf der Rechnung kann teuer werden
Weist du zu viel Umsatzsteuer aus, etwa 19 statt 7 %, schuldest du dem Finanzamt den vollen ausgewiesenen Betrag (§ 14c UStG), bis du die Rechnung berichtigst. Weist du zu wenig aus, zahlst du trotzdem die richtige Steuer. Zahlt dein Kunde nicht nach, geht die Differenz von deinem Umsatz ab.
Umsatzsteuer in Word-Rechnung selbst rechnen: drei typische Stolperstellen
Die ersten Rechnungen schreibst du schnell. Mit der Zeit tauchen aber Fragen auf, auf die eine Word-Datei keine Antwort hat.
„Stimmt der Steuerbetrag wirklich?“
Ändert sich eine Menge oder ein Rabatt, rechnest du Nettosumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag je Steuersatz neu aus. Ein Zahlendreher fällt oft erst auf, wenn dein Kunde nachfragt.
„Mein Kunde sitzt in Wien. Was schreibe ich jetzt?“
Firmenkunden erwarten Nettopreise, Privatkunden Bruttopreise. Für Firmenkunden im EU-Ausland brauchst du außerdem die USt-IdNr. des Kunden und einen Pflichthinweis. In Word baust du die Rechnung jedes Mal um.
„Was muss in die Umsatzsteuervoranmeldung?“
Jeden Monat oder jedes Quartal meldest du dem Finanzamt die Umsatzsteuer aus deinen Rechnungen. Dafür addierst du die Beträge aus jeder Word-Datei je Steuersatz. Fehlt eine Rechnung, stimmt die ganze Meldung nicht.
Achtung
E-Rechnung: Was für Rechnungen mit Umsatzsteuer an Firmenkunden gilt
Schreibst du Rechnungen an Unternehmen in Deutschland, gilt für dich die E-Rechnungspflicht. E-Rechnungen empfangen musst du schon seit 2025, für den Versand gilt:
- Bis Ende 2026: Papier ist weiter möglich, PDF nur, wenn dein Kunde zustimmt.
- Ab 1. Januar 2027: Pflicht, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag.
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen.
Die Pflicht gilt nicht für Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer. Eine E-Rechnung ist ein Datensatz (XRechnung oder ZUGFeRD), den keine Word-Vorlage erzeugt, sondern nur eine E-Rechnung-Software.
Word-Vorlage oder Lexware Office: Wer rechnet die Umsatzsteuer?
Was du mit der Word-Vorlage selbst erledigst und was Lexware Office übernimmt, zeigt die Tabelle. Alle Funktionen findest du auf der Seite zur Rechnungssoftware.
| Was du brauchst | Word-Vorlage | Lexware Office |
|---|---|---|
| Steuersatz je Position | trägst du jedes Mal ein | ✅ hinterlegst du einmal beim Produkt |
| Umsatzsteuer und Gesamtbetrag | rechnest du von Hand nach | ✅ berechnet die Software |
| Netto- oder Bruttorechnung | baust du um | ✅ Umschalter im Belegeditor |
| EU-Kunden, Drittland, Bauleistungen nach § 13b | Hinweistext selbst formulieren | ✅ Rechnungsart wählen, Software schlägt Hinweis vor |
| Umsatzsteuervoranmeldung | Beträge aus jeder Datei zusammensuchen | ✅ Werte fließen automatisch ein (ab Paket L) |
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | ❌ nicht möglich | ✅ erstellen, versenden und empfangen |
Tipp
Wenige Rechnungen, ein Steuersatz: Dann passt die Vorlage
Wenige Rechnungen im Monat, fast alle mit 19 % und an Privatkunden? Dann kommst du mit der Word-Vorlage gut zurecht. Kommen Firmenkunden, mehrere Steuersätze oder die Umsatzsteuervoranmeldung dazu, spart dir eine Software die meiste Zeit.
Von der Word-Vorlage zu einem Rechnungsprogramm wechseln
Ein Wechsel mitten im Jahr ist möglich. Du musst nichts nachtragen und keinen Stichtag abwarten.
- Alte Rechnungen bleiben, wo sie sind. Bewahre sie einfach weiter auf.
- Die Rechnungsnummer zählt weiter. Du trägst die letzte Nummer ein und zählst von dort.
- Übertrage nur die offenen Posten. Bezahlte Rechnungen bleiben im Archiv.
- Lege deine wichtigsten Kunden an. Der Rest folgt nach und nach.
- Die nächste Rechnung ist der Umstieg. Du kannst sie online erstellen und direkt als PDF oder E-Rechnung versenden.
Häufige Fragen zur Rechnung mit Umsatzsteuer
Wie schreibe ich eine Rechnung mit MwSt.?
Trag alle Pflichtangaben ein und nenn zu jeder Position Nettobetrag und Steuersatz. Darunter weist du die Umsatzsteuer je Steuersatz aus und bildest den Gesamtbetrag.
Wie berechne ich die Umsatzsteuer auf einer Rechnung?
Bei Nettopreisen multiplizierst du mit dem Steuersatz: 500 € × 19 % ergibt 95 € Umsatzsteuer, zusammen also 595 €. Kennst du nur den Bruttobetrag, teilst du ihn durch 1,19 oder 1,07. Das Ergebnis ist der Nettobetrag, die Differenz die Umsatzsteuer.
Was gilt bei Rechnungen bis 250 €?
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto reichen weniger Angaben. Statt Nettobetrag und Steuerbetrag getrennt nennst du den Bruttobetrag und den Steuersatz.
Wie korrigiere ich eine Rechnung mit falscher Umsatzsteuer?
Du berichtigst die Rechnung oder stornierst sie und stellst eine neue aus. Die Korrektur muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. In Lexware Office geht das mit einer Stornorechnung.
