Definition
Was ist eine Warenwirtschaft und ein Warenwirtschaftsystem?
Von einer Warenwirtschaft (Abkürzung: WaWi) spricht man, wenn es um die zentrale Verwaltung und Steuerung aller Abläufe eines Unternehmens geht, die in Zusammenhang mit Warenbewegungen stehen. Für alle Aufgaben, die damit verbunden sind, wird heute in der Regel ein Warenwirtschaftssystem (kurz: WWS) eingesetzt. Dahinter steckt eine Form der Unternehmenssoftware, die sich vor allem auf Logistik und Disposition fokussiert. Dieses dient dazu, alle Warenströme digital abzubilden und zudem den Warenbestand zu erfassen, zu verwalten und ggf. eine Auswertung zu erstellen. Weiterhin hilft es Ihnen dabei, den Überblick über alle verwendeten und vorhandenen Ressourcen zu behalten sowie Optimierungspotenziale voll auszuschöpfen. Eine detaillierte Warenwirtschaft fungiert beispielsweise auch als Schnittstelle zwischen Ihrem Online-Shop, dem stationären Handel und diversen Verkaufsplattformen, auf denen Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen zum Verkauf anbieten. Sie ist also ein wichtiges Steuerelement für Ihr Handelsunternehmen.
Aufbau und Ziele der Warenwirtschaft
Häufig sind es Kleinigkeiten, die zu großen Schwierigkeiten führen: Zum Beispiel, wenn genau der Farbton ausgegangen ist, den der Kunde für seine Hauswand ausgesucht hat. Oder wenn keine Rechnungsstellung erfolgt, obwohl der Auftrag längst abgeschlossen ist. Das ist genauso ärgerlich wie unnötig, denn ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem sorgt dafür, dass von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung und Versandabwicklung bis hin zur Rechnungsstellung und Lagerverwaltung alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen.
Der Aufbau eines Warenwirtschaftssystems
Ein modernes Warenwirtschaftssystem muss so aufgebaut sein, dass es alle Material- und Warenströme eines Unternehmens transparent macht und effizient verwaltet.
Die zentrale Basis dafür ist eine Datenbank, die sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten speichert. Stammdaten enthalten grundlegende Informationen wie Kunden-, Lieferanten- und Produktdaten und Stücklisten. Bewegungsdaten hingegen erfassen alle dynamischen Prozesse, wie Warenbewegungen oder Geldtransaktionen, in separaten Datensätzen.
Durch diese Struktur ermöglicht das Warenwirtschaftssystem Unternehmen, jederzeit aktuelle und präzise Informationen über alle Geschäftsabläufe abzurufen.
Ziele der Warenwirtschaft
Die Warenwirtschaft berührt viele Prozesse in Ihrem Unternehmen. Hauptziel ist es, die richtige Menge einer Ware zur richtigen Zeit am richtigen Ort in bester Qualität auszuliefern – bei möglichst geringen Kosten. Vereint werden dabei die Module Einkauf- und Verkauf mit Lager, sowie die Finanzbuchhaltung.
Wichtig ist, dass Sie ganzheitlich betrachten, was ein Warenwirtschaftssystem ausmacht, und alle Prozesse ganz genau planen, steuern und überwachen. Gelingt Ihnen das, profitieren Sie davon, dass alle Arbeitsabläufe ineinandergreifen und effizient abgewickelt werden (beispielsweise sofortige, automatische Nachbestellung eines Artikels, sobald das letzte Stück verkauft wurde). Je besser also das Warenwirtschaftssystem in Ihrem Unternehmen funktioniert, desto reibungsloser laufen Ihre Unternehmensprozesse und desto zufriedener sind letztlich Ihre Kunden.
Abgrenzung Warenwirtschaft vs. Enterprise Resource Planning (ERP)
Auf den ersten Blick scheinen sich ERP und ein Warenwirtschaftssystem nach Definition nicht zu unterscheiden. Ursprünglich beschränkte sich ein Warenwirtschaftssystem lediglich auf die Lagerhaltung, während ein Enterprise Resource Planning System seiner Definition nach einen deutlich umfassenderen Funktionsumfang aufweisen kann. Es bezieht neben den Ressourcen alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens mit ein, wodurch sich das Optimierungspotenzial deutlich erhöht.
Es gibt heutzutage zwar Warenwirtschaftssysteme, die deutlich komplexer aufgebaut sind und beispielsweise Zusatzfunktionen wie ein CRM integriert haben. Dennoch bleibt ein ERP bis dato eine erweiterte Warenwirtschaft. Es beinhaltet neben den Funktionen eines WWS weitere Elemente, die bei einem WWS (sofern möglich) separat hinzugefügt werden müssen. Was das im Detail bedeutet, zeigt Ihnen die nachfolgende Tabelle.
| Branche | Aufgabe | Funktion | |
|---|---|---|---|
| ERP-System | Viele Branchen | Organisation und Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse | WaWi- und Rechnungswesen Features |
| WaWi-System | v.a. Handel | Fokus auf Dokumentation und Abbildung von Warenströmen | WaWi - Features |
ERP und Warenwirtschaftssysteme im direkten Vergleich
| Enterprise Resource Planning | Warenwirtschaftssystem | |
|---|---|---|
| Schwerpunkt |
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| Funktionsumfang |
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| Aufbau |
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Somit konzentriert sich ein Warenwirtschaftssystem hauptsächlich auf die Planung, Steuerung und Lagerung von Material- und Warenströmen, während ein ERP-System die gesamte Unternehmensressourcenplanung übernimmt. Die ERP-Software unterstützt eine Vielzahl von Prozessen im Unternehmen und wird immer weiter ausgebaut, um zusätzliche Funktionen zu integrieren.
Hauptaufgaben der Warenwirtschaft
Eine WaWi bringt mehrere Aufgaben mit sich. Zu den Hauptaufgaben zählen:
- Einkauf bzw. Warenbeschaffung
- Wareneingang
- Lagerverwaltung
- Verkauf
- Warenausgang und Versand
Besonders in kleinen Unternehmen sind viele Aufgaben der Warenwirtschaft meist Chefsache. Sie als Unternehmer begleiten Ihre Artikel von der Bestellung über die Lagerung bis hin zur Auslieferung. Sie steuern und kontrollieren den Verkauf Ihrer Waren und Dienstleistungen, erstellen Angebote und kümmern sich um die Fakturierung. Dabei kommt auch der persönliche Kontakt zu den Kunden nicht zu kurz: Für Fragen und Anregungen sind Sie der erste Ansprechpartner. Wächst die Firma aber, bleibt Ihnen als Unternehmer häufig nicht die Zeit, sich ausreichend um die Warenwirtschaft zu kümmern. Schließlich sind Sie auch für Ihre Mitarbeiter verantwortlich.
Die folgende Tabelle gibt einen zusätzlichen Überblick über die wichtigsten Funktionen des Warenwirtschaftssystems:
| Einkauf | Verkauf | Lagerhaltung |
|---|---|---|
| Integrierte Funktion für die Bedarfsermittlung | Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen | Überwachung der unternehmensinternen Bestandsführung |
| Unkompliziertes Tätigen von Warenbestellungen | Erweiterte Funktion für Auftragsbestätigungen, Lagerausgabebelege sowie Kundenverfolgung integriert | Automatisierte Übernahme aller Bewegungsdaten in die Lagerverwaltung |
| Dank eingespeister Daten aus Verkauf und Lagerhaltung ist die automatische Ermittlung von Bestellvorschlägen möglich | Externe Datenerfassung des Außendienstes | Unterstützung von Funktionen zur Inventur |
| Automatisches Auslösen von Nachbestellungen |
Während ein einfaches Warenwirtschaftsprogramm diese Funktionen stets gewährleistet, gibt es auch erweiterte Warenwirtschaftssoftware mit nützlichen zusätzlichen Features, die die Abläufe in Ihrem Unternehmen erleichtern können. Dazu zählen beispielsweise ein integriertes Kassenbuch, Offene-Posten-Verwaltung, Onlineshop-Schnittstellen oder ein integriertes Online-Banking.
Info
Dank Warenwirtschaftssystem den Überblick behalten
Deshalb haben wir eine Standard-Software für Warenwirtschaftssysteme entwickelt, die Sie bei allen Aufgaben der Warenwirtschaft optimal unterstützen. Bei der Lagerverwaltung sind diese zum Beispiel eine große Hilfe: Sie sehen immer den genauen Lagerplatz der Ware und die vorhandene Menge einzelner Artikel. Sobald ein Bestand zur Neige geht, generiert das Programm Bestellvorschläge. So passiert es Ihnen nicht, dass ein Artikel plötzlich und ohne Vorwarnung nicht mehr verfügbar ist.
Es ist also hilfreich, wenn Sie sich auf ein durchgängiges Warenwirtschaftssystem verlassen können und ein durchgehender Warenabsatz gewährleisten wird., mit dem Sie die zentralen Arbeiten effizient ausführen können. Nur so bleiben Sie wettbewerbsfähig. Wir haben Ihnen aufgeführt, was die Aufgaben und Funktionen eines Warenwirtschaftssystems sind.
Die wichtigsten Aufgaben der Warenwirtschaft im Überblick
Einkauf
Um Ihren Kunden ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten zu können, muss sowohl die Ware als auch das notwendige Equipment vorhanden sein. Aus diesem Grund umfasst dieser Teilbereich eines Warenwirtschaftssystems definitionsgemäß folgende Hauptaufgaben:
- Bestellungen bei Ihren Lieferanten
- Aushandeln von Konditionen
- Verwaltung der Lieferantendaten
Innerhalb des Systems sehen Sie auf einen Blick, welche Preise Sie für welche Ware bezahlen, wann die nächsten Liefertermine sind und ob sich ein Zulieferer im Rückstand befindet.
Lagerverwaltung und Warenbeschaffung
Hierbei handelt es sich um die Verwaltung des Warenangebots. Wie sehen die aktuellen Lagerbestände aus? Welche Waren werden in welcher Stückzahl wann gebraucht und müssen bestellt werden? Ist ein reibungsloser Warenstrom gewährleistet? Eine wichtige Aufgabe der Lagerverwaltung ist es also, immer die richtige Menge der benötigten Artikel vorrätig zu haben, damit es nicht zu Lieferengpässen kommt.
Tipp
Wussten Sie schon?
Als Basis der Lagerdaten erstellen Sie beispielsweise auch die Inventur, verwalten Teillieferungen und generieren Bestellvorgänge.
Wareneingang
Bei diesem Prozess der Warenwirtschaft geht es um die Annahme der bestellten Güter. Zur Erklärung: Sobald Sie Waren geliefert bekommen, nehmen Sie diese an, prüfen Sie diese auf etwaige Schäden und kontrollieren Sie dabei sowohl die gelieferte Menge als auch die Qualität der Produkte. Die Rechnungen, die Ihre Lieferanten stellen, überprüfen Sie ebenfalls auf Basis dieser Daten.
Verkauf
Das Herzstück Ihres Unternehmens sind die Kundendaten. In einem Warenwirtschaftssystem verwalten Sie diese übersichtlich und haben immer an einer zentralen Stelle Zugriff auf alle nötigen Informationen. Einmal eingegeben, sind die Kundendaten in allen Programmbereichen per Klick verfügbar. So sind Sie in der Lage, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. schnell und einfach zu erstellen. Zudem können Sie jederzeit die offenen Rechnungen aufrufen und bei Zahlungsverzug Mahnungen versenden. Retouren gehören ebenfalls zum Bereich Verkauf. Auch diese wickeln Sie in einer Unternehmenssoftware für die Warenwirtschaft effizient ab und erstellen die entsprechenden Gutschriften.
Warenausgang
Nachdem eine Bestellung eingegangen ist und die Ware aus dem Lager geholt wurde, muss sie zum Kunden gelangen. Hierbei handelt es sich um den Warenausgang in der Warenwirtschaft. Sie kontrollieren noch einmal die Bestellung des Kunden, prüfen Menge, Qualität sowie Lieferadresse und machen die Ware anschließend versandfertig.
Vorteile von Warenwirtschaftssystemen
Hier sind auf einen Blick die wichtigsten Vorteile eines digitalen Warenwirtschaftssystems und, was es ausmacht:
- Im Warenwirtschaftssystem erfolgt nach Definition eine zentrale Verwaltung aller Funktionen und Erfassung von Produkten. Sie können auf viele Einzelprogramme oder mit der richtigen Auswahl auch auf Individualsoftware für die einzelnen Bereiche verzichten. Es reicht ein einziges Programm, das alle relevanten Module enthält und Ihnen eine einfache Möglichkeit bietet. Buchungen und Bewegungsdaten aufzuzeichnen.
- Sie ermöglichen deutlich mehr Transparenz, da alle Informationen zentral gespeichert werden und kein umständlicher Datenaustausch notwendig ist. Sie wissen ganz genau, was in den einzelnen Filialen passiert, wie sich verschiedene Abläufe auf Ihren Lagerbestand auswirken und können schnellere Reaktionszeiten garantieren. Dadurch kann vor allem Ihre Lagerverwaltung optimiert werden. Es gibt zudem Systeme, die die Verwaltung von mehreren Lagern erlauben und vor allem für größere Betriebe eine attraktive Option sind.
- Eine Software für Ihre Warenwirtschaft ist gerade bei einem Online-Shopsystem zwingend notwendig, wenn Sie die Kundenzufriedenheit steigern wollen. Denn Kunden können gnadenlos sein, wenn eine Bestellung nicht so erfolgt, wie sie es möchten oder wie es ihnen im Vorfeld versprochen wurde.
- Ein elektronisches Warenwirtschaftssystem optimiert zudem alle Bestellprozesse, die Logistik und die Produktion.
- Sie können zudem eine direkte Datenauswertung durchführen. Durch das System sehen Sie auf einen Blick, welche Produkte sich gut verkaufen und welche weniger.
- Ein WWS erleichtert Ihnen das Rechnungs- und Forderungsmanagement. Sie können alle Zahlungseingänge automatisch überwachen, auf finanzielle Rückstände entsprechend reagieren und wissen durch das Programm stets über Ihren Lagerbestand Bescheid. Auch werden jegliche Buchungen durch ein Kassensystem direkt richtig verbucht.
Warenwirtschaftssysteme haben neben den bereits erwähnten Vorteilen aber einen weiteren Pluspunkt: Sie sparen sich Zeit, Energie und Arbeit. Zudem reduzieren Sie Kosten, die beispielsweise durch falsche Lieferungen entstehen würden.
Welche Unternehmen benötigen ein Warenwirtschaftssystem?
Im Grunde benötigt jede Firma in jedem Wirtschaftszweig ein Warenwirtschaftssystem. Nur so ist es nämlich möglich, alle Prozesse optimal abzubilden.
In welchen Branchen und Unternehmensgrößen kommt die Warenwirtschaft hauptsächlich zum Einsatz?
Sobald Sie Güter und Dienstleistungen anbieten oder im produzierenden Gewerbe tätig sind, lohnt sich eine Warenwirtschaft. In folgenden Branchen kommen Warenwirtschaftsprogramme besonders oft zum Einsatz. Dort ist es nämlich enorm wichtig, Arbeitsabläufe zu strukturieren und effizient abzubilden sowie Warenein- und -ausgänge im Blick zu behalten:
- im Handel
- in der Logistik
- bei produzierenden Unternehmen
Info
Für alle Unternehmensgrößen geeignet
Ein Warenwirtschaftssystem ist sowohl für KMU (kleine und mittlere Unternehmen) als auch für große Konzerne interessant. Die Firmengröße oder die Anzahl der Mitarbeiter spielen im Grunde keine Rolle.
Ab wann lohnt sich der Einsatz einer Warenwirtschaft?
Kleinunternehmen oder Start-ups sind oftmals der Meinung, dass die Einführung eines Warenwirtschaftssystems etwas ist, was lediglich größere Unternehmen betrifft. Dem ist aber nicht so. Auch wenn bei kleinen Firmen die Auftragslage meist überschaubar ist – spätestens, wenn Betriebe wachsen, ist ein Warenwirtschaftssystem zwingend notwendig. Es gilt nämlich Folgendes:
- Je höher die Auftragslage und je mehr Bestellungen am Tag, umso unübersichtlicher wird die sogenannte Zettelwirtschaft.
- Im schlimmsten Fall kann es zu Lieferengpässen oder -schwierigkeiten kommen, was wiederum für große Kundenunzufriedenheit sorgt.
Nur glückliche Kunden ermöglichen Ihnen eine große Gewinnspanne. Wenn Sie schnell auf verschiedene Auftragslagen reagieren und langfristig nicht im Chaos versinken wollen, lohnt sich die Einführung eines Warenwirtschaftssystems für Sie so früh wie möglich.
Warenwirtschaft im E-Commerce
Wenn Sie einen Online-Shop haben, stehen Sie einer Fülle an Konkurrenten gegenüber. Wesentliche Erfolgsfaktoren im Online-Handel sind daher:
- Schnelligkeit
- Zuverlässigkeit
- Bereitstellung der Waren zu jeder Zeit
Lieferengpässe oder ausverkaufte Produkte werden im Zeitalter des Internets von Kunden nicht gern hingenommen.
Daher ist ein professionelles Warenwirtschaftssystem nach einer klaren Definition für den Online-Handel unerlässlich. Denn dadurch wissen Sie jederzeit, welche Güter sich in Ihrem Lager befinden, können rechtzeitig nachbestellen oder sogenannte Ladenhüter schnell aufdecken und deren Bestand z. B. durch Rabattaktionen verringern.
Es ist ebenfalls sinnvoll, die digitale Warenwirtschaft im Online-Handel an ein CRM-System (Customer-Relationship-Management-System; Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement) anzubinden. So sind Sie beispielsweise in der Lage, in Echtzeit auf Kundenwünsche einzugehen und Interessenten effizient zu Kunden umzuwandeln. Im logistischen Bereich ist eine Warenwirtschaft im E-Commerce ebenfalls unerlässlich. Planen Sie detailliert Lieferungen, Bestellungen und Warenausgänge ohne Verzögerung. Ihre Kundschaft wird es Ihnen mit langanhaltender Treue und ihrem Kaufverhalten danken.
Info
Lexware warenwirtschaft kann an CRM-Systeme angebunden werden
Die Warenwirtschaftssysteme von Lexware enthalten eine Schnittstelle zum führenden CRM-System cobra ADRESS PLUS. So laufen alle Daten in einem System zusammen und Sie sparen viel Zeit.
Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an Warenwirtschaftsprogrammen von diversen Anbietern – diese bieten jeweils angepasste Lösungen für bestimmte Branchen, Unternehmensgrößen und Anforderungen. Dabei wird zwischen geschlossenen, offenen und integrierten WWS unterschieden.
Geschlossenes Warenwirtschaftssystem
Diese Form der Warenwirtschaftumfasst Funktionen für die gesamte Materialwirtschaft – von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zur Logistik und Rechnungsstellung. Alle Faktoren werden in einem System gesammelt. Sie behalten einen umfassenden Überblick über alle Arbeitsabläufe, erkennen Optimierungsbedarf schnellstmöglich und können in Echtzeit auf Veränderungen reagieren. Hinzu kommt die Tatsache, dass Ihnen alle Informationen im Detail vorliegen. Mit diesem Warenwirtschaftssystem wissen Sie jederzeit, was auf Lager liegt, wo sich die entsprechende Ware befindet und wie hoch oder niedrig der Bestand ist. Dies hilft Ihnen langfristig auch bei der Buchhaltung.
Integriertes Warenwirtschaftssystem
Dieses Art von Warenwirtschaft umfasst nach seiner Definition alle Funktionen eines geschlossenen Systems und verfügt über zusätzliche Schnittstellen nach außen. Das ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie beispielsweise sowohl stationär als auch online Ihre Dienstleistungen oder Waren anbieten. Für den stationären Verkauf gibt es ebenfalls Kassensysteme mit Warenwirtschaftssystem. Die externen Verbindungen dieses WWS umfassen zudem einen Zugang zu Banken, was unter anderem den Datenaustausch enorm vereinfacht. Sie können alle Partner miteinander verknüpfen und eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge gewährleisten.
Offenes Warenwirtschaftssystem
Hierbei handelt es sich um ein einfacheres Warenwirtschaftssystem, bei dem einige oder mehrere Funktionen durch ein anderes System abgedeckt werden. Dieses wird mithilfe einer Schnittstelle ans Warenwirtschaftsprogramm angebunden. Ein offenes Warenwirtschaftssystem ermöglicht Ihnen, nur grundlegende Prozesse wie Warenein- und -ausgänge zu erfassen.
