Zusammenfassung
Eintragung ins Handelsregister: Wichtige Fakten
Das Handelsregister ist ein öffentlich einsehbares Verzeichnis, das Unternehmensdaten dokumentiert.
- Eintragungspflicht für bestimmte Unternehmensformen – darunter GmbHs, AGs und Kaufleute
- Eintragung erfolgt elektronisch über einen Notar – Dieser beglaubigt die Dokumente und leitet sie an das zuständige Registergericht weiter
- Veröffentlichung zentraler Unternehmensdaten – darunter Firma, Sitz und Rechtsform
- Vorteile wie Namensschutz, Seriosität und Rechtssicherheit – aber auch zusätzliche Pflichten für eingetragene Unternehmen
- Kosten abhängig von Rechtsform und Größe – meist zwischen 200 und 700 Euro
- Änderungen müssen gemeldet werden – so kann die Richtigkeit der Einträge gewährleistet werden
Definition
Was ist das Handelsregister?
Das Handelsregister ist ein amtliches Verzeichnis, in dem Unternehmen bestimmter Rechtsformen nach ihrer Eröffnung eingetragen werden. Es dient der Transparenz im Geschäftsverkehr, indem es zentrale Informationen über Firmen öffentlich zugänglich macht. Dazu gehören unter anderem der Unternehmenssitz, die Rechtsform und die vertretungsberechtigten Personen. Die Anmeldung zum Handelsregister benötigt eine Unterschrift des Gewerbetreibenden, erfolgt ausschließlich elektronisch über einen Notar und ist rechtsverbindlich.
Ist die Eintragung ins Handelsregister für alle Unternehmen notwendig?
Eine Handelsregistereintragung schützt die Firma und kann demnach insbesondere für Gründer eine wichtige Form der Absicherung sein. Verpflichtend ist der Eintrag ins Handelsregister jedoch nicht für jede Unternehmensform. Grundsätzlich gilt Folgendes: Für alle Unternehmen, die ein Handelsgewerbe betreiben, ist die Eintragung verpflichtend. Es gibt jedoch auch Unternehmensformen, die sich diesbezüglich unterscheiden und dieser Pflicht nicht nachkommen müssen. Es müssen also nicht alle Unternehmen eine Eintragung ins Handelsregister vornehmen.
Info
Fragen Sie bei Unsicherheiten nach!
Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihr Unternehmen zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet ist, fragen Sie direkt beim Registergericht nach und lassen Sie sich beraten. So erfahren Sie verbindlich, ob Sie den Registereintrag benötigen.
Diese Unternehmen müssen sich ins Handelsregister eintragen lassen
Ob eine Eintragung und Anmeldung im Handelsregister verpflichtend ist, hängt von der Rechtsform und der Struktur des Unternehmens ab. Die Anwendung der handelsrechtlichen Vorschriften hängt von der Eintragung ins Handelsregister ab. Denn erst mit dem Eintrag findet das Handelsgesetzbuch (HGB) Anwendung, wodurch zusätzliche Rechte, aber auch Pflichten entstehen.
| Für wen ist der Handelsregistereintrag Pflicht? | Für wen ist der Handelsregistereintrag freiwillig? |
|---|---|
| Kaufleute | Kleingewerbetreibende |
| Offene Handelsgesellschaft (OHG) | GbR |
| Gesellschaft mit beschränkter Haftung | |
| Aktiengesellschaft (AG) | |
| Kapitalgesellschaft (KG) |
Unternehmen mit Eintragungspflicht
Folgende Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, sich im Handelsregister anzumelden:
- Kaufleute, die nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) als solche gelten
- Offene Handelsgesellschaft (OHG)
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz UG (haftungsbeschränkt)
- Aktiengesellschaft (AG)
- Kommanditgesellschaft (KG)
- Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA)
- Europäische Aktiengesellschaft (Societas Europaea, SE)
- Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV)
- Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG)
Achtung
Zwangsstrafe bei Nicht-Vornehmen der Eintragungspflicht
Wer trotz Eintragungspflicht keinen Handelsregistereintrag vornimmt, muss mit Zwangsmaßnahmen des Registergerichts wie zum Beispiel mit der Zahlung eines Zwangsgeldes rechnen.
Unternehmen mit freiwilliger Eintragung
Bestimmte Unternehmen können sich nach deren Eröffnung freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen, um von Vorteilen wie Namensschutz und erhöhter Seriosität zu profitieren. Dazu gehören:
- Kleingewerbetreibende, deren ”Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert." (§ 1 Abs. 2 HGB).
- Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die durch die Eintragung zur eGbR wird
Info
Kleingewerbe und das Handelsregister
Nicht für alle Unternehmen ist der Eintrag ins Handelsregister Pflicht. Ein Gewerbe muss nur dann in das Handelsregister eingetragen werden, wenn es nach Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Kleine Betriebe und Kleingewerbe sind von dieser Pflicht befreit. Eine freiwillige Eintragung kann jedoch zusätzliche Rechtssicherheit und Vertrauen im Geschäftsverkehr bieten.
Wie läuft die Eintragung ab?
Die Eintragung ins Handelsregister wird seit 2007 elektronisch durchgeführt und muss in jedem Fall von einem Notar beglaubigt werden.
Die Anmeldung beim Handelsregister erfolgt rechtlich in mehreren Schritten:
- Notartermin: Der Notar prüft die Unterlagen und beglaubigt die Anmeldung.
- Kapitalnachweis (bei Kapitalgesellschaften): GmbHs und AGs müssen ihr Stammkapital auf ein Geschäftskonto einzahlen und dies nachweisen.
- Elektronische Übermittlung: Der Notar sendet die beglaubigten Unterlagen an das Registergericht.
- Bearbeitungszeit: Diese kann beim Registereintrag bis zu acht Wochen dauern.
Die Eintragung ins Handelsregister erfolgt über das zuständige Amtsgericht des Firmensitzes. Dort wird dann das Unternehmen offiziell registriert.
Diese Kosten entstehen bei der Eintragung ins Handelsregister
Die erforderlichen Kosten für die Handelsregistereintragung hängen von der Unternehmensgröße und der Rechtsform ab und können sich dementsprechend unterscheiden. Folgende Faktoren spielen bei der Zusammensetzung aller Kosten eine Rolle:
- Gerichtsgebühren für die Anmeldung beim Registergericht
- Notarkosten für die Beglaubigung der Dokumente
- Zusätzliche Gebühren – etwa für die Beurkundung von Satzungen bei Kapitalgesellschaften
Für Einzelunternehmen belaufen sich die Kosten für den Eintrag ins Handelsregister meistens auf 200 bis 300 Euro. Bei Kapitalgesellschaften mit mehreren Gesellschaftern und einem hohen Kapital handelt es sich um einen Betrag von bis zu 700 Euro oder mehr.
Achtung
Gefälschte Rechnungen nach der Eintragung ins Handelsregister
Nach der Eintragung erhalten einige Unternehmen gefälschte Rechnungen von angeblichen Handelsregisterstellen, die hohen Kosten für den Eintrag ins Handelsregister fordern. Rechnungen sollten immer mit den offiziellen Angaben des Bundesanzeigers abgeglichen werden.
So beschleunigen Sie die Eintragung ins Handelsregister
Eine Eintragung ins Handelsregister dauert in der Regel drei bis fünf Tage. Überlegen Sie sich vorab den Namen Ihres Unternehmens und lassen Sie ihn von der IHK prüfen. Es ist nämlich durchaus möglich, dass es diesen oder einen ähnlichen Namen bereits gibt. Daher wird stets eine Prüfung benötigt. Beachten Sie auch, dass jegliche Fehler in den angegebenen Daten zu Verzögerungen oder gar rechtlichen Problemen führen können.
Falls Sie einen Handwerksbetrieb führen, sollten Sie für eine rechtzeitige Gewerbeerlaubnis vorher Kontakt zur Handelskammer aufnehmen. Eine zügige Eintragung erfolgt nur unter der Voraussetzung, dass alle relevanten Dokumente abgegeben werden.
Wahl des Firmennamens
Mit der Eintragung ins Handelsregister wird der gewählte Firmenname rechtlich geschützt. Dieser darf anschließend im Geschäftsverkehr offiziell verwendet werden. Der Name muss eindeutig sein und darf keine bestehenden Firmenbezeichnungen verletzen.
Übrigens: Für Kleingewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, gilt diese Schutzwirkung nicht.
Vor- und Nachteile der Handelsregistereintragung
Auch wenn die Handelsregistereintragung für ein Unternehmen überwiegend sinnvoll ist, stehen den Vorteilen auch Nachteile gegenüber. Im Folgenden werden diese näher beleuchtet.
Vorteile der Eintragung ins Handelsregister
Aus diesen Gründen kann eine Eintragung ins Handelsregister positiv sein:
- Erhöhtes Vertrauen bei Geschäftspartnern und Banken: Durch eine Handelsregistereintragung tritt Ihr Unternehmen in seiner Form professioneller und seriöser auf. Sie haben nämlich den Status eines Kaufmannes. Somit ist die Grundlage sämtlicher Geschäftstätigkeiten nicht mehr das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), sondern das Handelsgesetzbuch (HGB).
- Rechtlicher Schutz der Firma: So können keine anderen Unternehmen denselben Firmennamen nutzen.
- Bessere Marktstellung: Viele Fachverbände fordern nämlich eine Handelsregistereintragung als Voraussetzung.
- Möglichkeit zur Gründung einer Zweigniederlassung: Hierfür ist die Eintragung ins Handelsregister notwendig.
Nachteile der Eintragung ins Handelsregister
Bei der Handelsregistereintragung entstehen neben den Vorteilen wie Vertrauen und Rechtssicherheit jedoch auch gewisse Pflichten, die somit folgende Nachteile mit sich bringen:
- Kostenpflichtige Anmeldung: Bei der Eintragung ins Handelsregister fallen Kosten an, auch für spätere Änderungen und Löschungen. Darunter fallen nicht nur die Notarkosten, sondern auch ein Industrie- und Handelskammer-Grundbetrag sowie eventuelle zusätzliche Kosten aufgrund Bilanzierungspflicht und Inventur.
- Zusätzliche Buchführungspflichten: Sie sind durch den Registereintrag als kaufmännisch geführter Betrieb rechtlich zur Bilanzierung verpflichtet und müssen demnach eine doppelte Buchführung machen.
- Einhaltung der HGB-Vorgaben: Dadurch haben Sie wesentlich mehr und striktere Regeln. Fehler können zu rechtlichen Problemen führen. So wird zum Beispiel verlangt, dass Sie über fach- und kaufmännisches Wissen verfügen.
Welche Handelsregister-Abteilungen gibt es?
Das Handelsregister ist in zwei Abteilungen unterteilt, in denen die verschiedenen Rechtsformen festgehalten werden.
- Abteilung A (HRA)
Zu dieser Abteilung gehören die Rechtsformen, Einzelkaufleute (e. K.), Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG) sowie die Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigung (EWIV). - Abteilung B (HRB)
Hierzu zählen die Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), GmbH & Co. KG sowie der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit.
Was steht im Handelsregister?
Viele Gründer fragen sich an dieser Stelle auch: Wer ist im Handelsregister eingetragen? Eingetragen sind Unternehmen bestimmter Rechtsformen, deren Daten wie Firma, Sitz, Rechtsform und vertretungsberechtigte Personen öffentlich einsehbar sind. Das Handelsregister enthält damit folgende Unternehmensangaben:
- Firma und Sitz
- Anschrift und Rechtsform
- Gegenstand des Unternehmens – bei Abteilung B
- Inhaberin – bei Abteilung A
- Vertretungsberechtigte Personen – Geschäftsführer, Vorstände, Prokuristen
- Kapitalangaben – zum Beispiel Stammkapital einer GmbH
- Höhe der Kommanditeinlage – bei einer KG
- Vorstandsmitglieder – bei einer AG
- Handelsregistereintrag der Geschäftsführer – bei einer GmbH
- Löschung einer Firma
- Haftungsausschlüsse
- Insolvenzvermerke
- Prokuristen
Info
Die Eintragung ins Handelsregister ist nicht nur für die Gründung Ihres Unternehmens relevant!
Denken Sie daran, dass sämtliche Veränderungen in Ihrem Unternehmen ebenfalls in das Handelsregister eingetragen werden und per Unterschrift bestätigt werden müssen. Dies ist beispielsweise bei einer Satzungsänderung, einer Erhöhung des Stammkapitals, Verlegung des Sitzes oder bei personellen Veränderungen der Fall.
Veröffentlichung der Handelsregistereinträge und Handelsregisternummer
Jedes eingetragene Unternehmen erhält eine eindeutige Handelsregisternummer, die unter anderem in folgenden Dokumenten angegeben werden muss:
- Im Impressum der Unternehmenswebsite
- Auf Rechnungen, Lieferscheinen und Geschäftsbriefen
- In E-Mails
Die Handelsregisternummer besteht aus HRA oder HRB, gefolgt von einer mehrstelligen Identifikationsnummer. Eine gesonderte Beantragung ist nicht erforderlich – sie wird mit der Eintragung automatisch vergeben.
Info
Diese Angaben auf Geschäftsbriefen müssen enthalten sein!
Auf Geschäftsbriefen sind nicht nur die Handelsregisternummer notwendig, sondern erforderlich sind auch die der Firma, die Rechtsform sowie der Unternehmenssitz.
Welche Pflichten bestehen für eingetragene Unternehmen?
Mit der jeweiligen Rechtsform sind verschiedene Pflichten verbunden, die je nach Größe, Mitarbeiteranzahl und Bilanzsumme variieren können:
- Buchführungspflicht: Erstellung einer doppelten Buchführung und einer Bilanz
- Publikationspflicht: Offenlegung von Jahresabschlüssen im Bundesanzeiger
- Anzeigepflicht: Meldung von Änderungen, z. B. Wechsel der Geschäftsführung oder Sitzverlegung
- Aufbewahrungspflichten: Für Geschäftsunterlagen von bis zu zehn Jahren
Rechtsverbindlichkeit der Handelsregistereinträge
Eintragungen im Handelsregister haben rechtliche Verbindlichkeit.Verträge, die mit einem Unternehmen geschlossen werden, das unter einem bestimmten Namen im Register eingetragen ist, bleiben gültig – auch wenn das Unternehmen später seinen Namen ändert, dies aber nicht im Handelsregister aktualisiert. Bevor ein Unternehmen eine Geschäftsbeziehung eingeht, sollte stets geprüft werden, ob die im Handelsregister eingetragene Geschäftsführung oder Prokura aktuell und korrekt ist.
Handelsregisterauszug: Nachweis über die Eintragung
Der Handelsregisterauszug dient als offizieller Nachweis über die Eintragung eines Unternehmens ins Handelsregister. Dieser wird beim zuständigen Amtsgericht ausgestellt und enthält alle relevanten Informationen zum Firmennamen und Inhaber. Geschäftspartner nutzen den Handelsregisterauszug häufig, um sich über die rechtliche Existenz und Vertretungsbefugnisse eines Unternehmens zu informieren.
FAQ
Wann muss ich mich ins Handelsregister eintragen lassen?
Ab wann der Eintrag ins Handelsregister erforderlich ist, hängt von bestimmten Faktoren ab. Verpflichtend wird es, wenn ein Gewerbe nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert. Alles rund um das Anmelden im Handelsregister ist in §1 HGB geregelt. Typische Kriterien für die Eintragspflicht sind beispielsweise mehrere Mitarbeiter, ein hoher Umsatz (Richtwert: über 250.000 Euro) oder die doppelte Buchführung.
Welche Unterlagen werden für den Eintrag ins Handelsregister benötigt?
Welche Unterlagen für die Anmeldung zum Handelsregister benötigt werden, kann je nach Rechtsform des Unternehmens variieren. Meist sind folgende Vorgaben einzuhalten:
- Notariell beglaubigte Anmeldung
- Personalausweise/ Reisepass
- Gewerbeanmeldung vom Gewerbeamt
- Nachweis über den Geschäftssitz
Bei Kapitalgesellschaften wird zusätzlich der Gesellschaftsvertrag vorgeschrieben. Alle erforderlichen Unterlagen zum Anmelden im Handelsregister werden über den Notar an das zuständige Amtsgericht übermittelt.
Wie läuft der Registereintrag online ab?
Seit einigen Jahren ist es möglich, viele Schritte für den Handelsregistereintrag online zu erledigen. Das betrifft insbesondere die Anmeldung von Kapitalgesellschaften, die Änderung bestehender Einträge und den Abruf von Auszügen. Die Voraussetzung dabei ist, dass die Anmeldung online erfolgt und notariell beglaubigt wird. Durch den elektronischen Ablauf können Kosten in Bezug auf Porto und Papieraufwand reduziert werden.
